Description : Cette description de poste définit les principales missions et responsabilités attribuées à la secrétaire de pôle Pharmacie. Missions de secrétariat du Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI : * Gestion de l'agenda du Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI: réunions/rendez-vous du Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI, y compris à l'extérieur du CHUGA * Elaboration de courriers et mails divers * Interface entre tout interlocuteur et le chef de pôle (diffusion de l'information et recueil des demandes diverses) * Suivi/traitement de mails divers adressés au chef de pôle * Secrétariat téléphonique du chef de pôle * Accueil des praticiens ou étudiants étrangers lors de stages hospitaliers (conventions, badges, habilitations, suivi et coordination des programmes) * Suivi des campagnes de recrutement de pharmaciens (centralisation des candidatures, programmation des comités de sélection, convocation des candidats) * Organisation et suivi des réunions stratégiques * Traçabilité / archivage des documents stratégiques/officiels du pôle, y compris dans SharePoint ; Supervision des archives du pôle * Elaboration et mise à jour des papiers en-tête du pôle * Mise à jour du plan blanc (Sharepoint, classeur) Missions de secrétariat de l'université : * Gestion des relations avec les instances du CHUGA, le Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI, les intervenants et l'UGA (universités et facultés) pour plusieurs enseignements universitaires * Gestion des étudiants : collecte des notes d'étudiants, suivi des rapports semestriels, documents de thèse des étudiants * Suivi des vacations des intervenants pour mise en paiement par les services financiers de l'UGA * Suivi logistique d'un DU de formation clinique * Suivi des dépenses/commandes diverses sur les lignes budgétaires (TA, FC) * Rédaction de courriers ou attestations diverses Missions de secrétariat transversal : * Gestion des habilitations aux dossiers partagés Pharmacie (X:) et Interpole (I:) pour les nouveaux agents, internes et externes * Réservation et organisation de réunions, téléconférence/visioconférence, organisation logistique * Prise de rendez-vous au besoin pour les pharmaciens, l'encadrement du pôle, concernant l'activité du pôle. Gestion des agendas Outlook * Traitement (rédaction, diffusion, classement, archivage.) de divers documents, courriers, diaporamas, notes d'informations, documents de communication, . gestion dans Sharepoint au besoin * Copies, impressions, reliures, scans divers * Gestion de la signalétique du pôle sur les différents secteurs ; Mise à jour des tableaux d'affichage avec les documents reçus (arrêtés, notes, .) * Suivi et gestion des conventions AAP/AAC (autorisation d'accès précoce/ compassionnel) * Suivi et gestion des conventions inter-CH ou structure de soins * Gestion des conventions HAD, en relation avec le secrétariat du pôle Les missions et responsabilités attribuées sont susceptibles d'être modifiées selon les besoins ponctuels du secrétariat. Si un changement d'organisation s'avérait nécessaire et venait à modifier durablement les missions, cette fiche serait mise à jour. Profil recherché : SAVOIR-FAIRE (COMPÉTENCES ATTENDUES) : - Connaissances du pôle pharmacie, de ses intervenants, du fonctionnement du secrétariat - Maitrise des outils informatiques de base et des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint.) - Connaissances des logiciels CHUGA rattachés à la fonction - Connaissance de l'établissement, des modalités de circulation interne et des contacts aux interfaces du pôle - Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité - Organisation et suivi des réunions stratégiques et des déplacements du chef de pole. - Prise de notes, frappe et mise en forme des documents SAVOIR-ÊTRE (QUALITÉS REQUISES) : - Organisation, réactivité, disponibilité, adaptabilité, esprit d'initiative - Rigueur dans l'organisation du travail - Autonomie sur son domaine d'activité - Très bonnes capacités relationnelles et de travail en équipe pluriprofessionnelle. - Capacité à prioriser ses activités en tenant compte des impératifs - Force de propositions en lien avec le supérieur hiérarchique / chef de pole - Esprit d'analyse et de synthèse