Référence CSP: MINT_BA013ATC-103412 Groupe RIFSEEP: 1 Vos activités principales: Gestion de l'agenda avec autonomie et discernement : - saisie en autonomie des réunions du Sous-préfet et mise à jour dans logiciel OBM - demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes - participation à la réunion encadrement du Sous-préfet - communication permanente au chauffeur des changements d'agenda - confirmation de présences aux diverses réunions - réservations pour les déjeuners - réponses divers courriers Etablissement du programme hebdomaire des déplacements : - préparation programme et gestion des modifications de dernière heure - réservation des déplacements en train, avion et réservation nuitée d'hôtel puis établissement des fiches de remboursement des frais de déplacement dans Chorus DT Gestion des appels : - filtrage des communications - redirection vers les interlocuteurs adéquats - appels internes et externes sur demande autorité Messagerie : - gestion de la messagerie reservée aux usagers et redirection vers les services concernés - veille de la messagerie du Sous-préfet et redirection vers chefs de bureaux, édition des documents pour mise à la lecture - gestion messagerie du secrétariat, invitations réunions, déjeuners et réceptions : transmission pour décisions et réponses Gestion des frais de représentation et budget résidence : - gestion tableau de suivi des frais de représention du Sous-préfet - gestion tableau suivi frais de résidence - saisie des dépenses dans logiciel cartes achats Divers : - mise à jour des contacts du Sous-préfet - suivi des dossiers : ajout de dernière minute - saisie des évaluations du Sous-préfet - accueil des invités (installation et café) - mise à jour base de données et expédition des cartes de vœux du Sous-préfet - saisie et transmission demandes absences du Sous-préfet - commandes traiteur pour réception à la résidence du sous-préfet - information du personnel de résidence et soutien pour organisation Votre environnement professionnel:  Activités du service : Activités liées au fonctionnement interne des services de la sous-préfecture  Composition et effectifs du service : La Cellule Ressources et Appui est composée de 7 agents de catégorie C  Liaisons hiérarchiques: Le Sous-préfet - La Secrétaire Générale  Liaisons fonctionnelles: Les Membres du Corps préfectoral - La totalité des services extérieurs de l'État - La totalité des bureaux de la Sous-préfecture, les services de la préfecture, collectivités locales, services de police et de gendarmerie.