POSTE : Secrétaire Assistant H/F DESCRIPTION : MISSION 1 : Assurer l'ACCUEIL - Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'établissement - Orienter ses interlocuteurs vers les personnes compétentes - Traiter les demandes d'informations qui sont de son ressort - Assurer l'ouverture, le tri et la répartition du courrier au sein de l'établissement - Assurer la communication au sein de l'établissement MISSION 2 : ASSURER Le suivi administratif de l'établissement - Réaliser le traitement administratif des dossiers papiers et informatiques - Assurer le classement et l'archivage des dossiers - Rédiger des courriers, note d'informations sur la base de simples indications puis les soumettre pour approbation et signature - Assurer des travaux de saisie et de mise en forme de documents - Gérer les prises de rendez-vous et de réunion - Gérer l'organisation matérielle des réunions et déplacements - Gérer les stocks de fournitures de bureau et les commandes - Participer à l'implantation et au développement des nouvelles procédures et méthodes administratives - Tenir régulièrement informé son directeur - Rédiger des compte-rendu - Participer aux réunions dans le cadre de la prise de note MISSION 3 : ASSURER Le suivi administratif des dossiers des usagers - Collecter et traiter des informations spécifiques à l'accueil des jeunes (entrées, sorties, dépenses, documents diverses) - Assurer le suivi administratif des dossiers physiques et informations des jeunes accueillis sous le logiciel dédié - Saisir des documents numériques - Assurer le traitement et le suivi de dossiers qui lui sont confiés MISSION 4 : ASSURER LA GESTION DU BUDGET - Etre responsable des entrées et sorties des flux du coffre - Réaliser des tableaux de bord permettant le suivi technique et/ou financier de l'activité et des dossiers MISSION 5 : PARTICIPER AUX REUNIONS INSTITUTIONNELLES - Participer aux réunions d'équipes - Participer aux formations sur les problématiques et sujets liés à son activité PROFIL : Savoir - Maîtrise des règles légales et CRF - Maîtrise des outils bureautiques et être à l'aise avec les différents outils - Maîtrise des règles d'affranchissement du courrier - Maîtrise des normes rédactionnelles Savoir-faire - Technique de prises de notes - Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise) Savoir-être - Capacité d'analyse et de synthèse - Sens de la confidentialité et de l'écoute Expérience souhaitée : Confirmé Rejoignez-nous Vous souhaitez rejoindre une grande association qui oeuvre quotidiennement auprès d'enfants dans le besoin. Vous recherchez du sens et vous souhaitez vous épanouir au sein d'une entreprise engagée et porteuse de valeurs. Vous donnez de l'importance aux principes et valeurs défendus et portés par la Croix-Rouge française (Humanité, Impartialité, Neutralité, Indépendance, Volontariat, Unité, Universalité). Rejoignez-nous ! La Croix-Rouge Française favorise le bien-être au travail des salariés et leur épanouissement en les accompagnant dans leur évolution professionnelle et personnelle. En ce sens, nos collaborateurs bénéficient de divers avantages (CET, reprise d'ancienneté possible, garantie d'évolution de la rémunération, prime de cooptation, prime de fin d'année, mutuelle prise en charge à 50% par l'employeur, accompagnement sur les thématiques du travail, logement, famille, santé, budget, retraite progressive, congés supplémentaires pour les événements familiaux) Date de prise de poste souhaitée 16/12/2024 Prime de fin d'année : Oui Ségur 1 : Oui