RESPONSABILITÉS : ACTIVITES : I – Accueillir et informer - Accueillir et informer le public sur l'offre de formation des filières proposées : - Coordonner les réunions de rentrée et d'information à destination des étudiants, - Renseigner, orienter les demandes des usagers vers les structures/ les services compétents, - Relayer auprès des services compétents toute remarque ou réclamation. II – Gérer la scolarité des étudiants - Créer les dossiers étudiants et en assurer le suivi : réaliser les inscriptions pédagogiques, la saisie des notes, l'édition des relevés de notes, - Traiter et gérer les demandes d'admission (dossiers de candidatures) par la procédure e.candidat et Etudes en France, - Traiter et gérer les demandes d'équivalence, dispense d'assiduité et de transfert, - Contrôler l'assiduité des étudiants (Bourses) et gérer les justificatifs d'absence. III -Organiser les enseignements - les examens- les stages - Structurer les enseignements de chaque année d'études, modéliser les modalités de contrôle des connaissances sur le logiciel dédié, - Constituer les groupes de Travaux Dirigés, - Etablir le calendrier des épreuves d'examen (contrôles continus ou terminaux), des sessions de rattrapage, - Assurer l'organisation logistique et matérielle des examens (copies, procès-verbaux d'examens, salles, sujets), - Assurer le suivi des étudiants en situation de handicap, - Organiser les jurys d'examens et établir les procès-verbaux de délibérations, - Validation des conventions de stages de la filière en lien avec le service accueil. IV - Activités spécifiques - Participations aux commissions paritaires - Participation à toute activité commune de l'équipe - Participation à l'organisation d'évènements : forums, salons, journées portes ouvertes - Saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative - Publications sur le réseau Linkedin - Publications sur le site Internet de la faculté d'informations liées à l'activité - Archivage PROFIL RECHERCHÉ : SAVOIRS : - Connaître les principes d'organisation et de fonctionnement de l'Université (Organigramme, statuts et missions des services de l'UJM) - Maîtriser la règlementation et les procédures de scolarité ; connaître l'offre de formation de la composante. SAVOIR-FAIRE - Savoir organiser une action et gérer les dossiers ; savoir analyser, anticiper et organiser une situation de travail donnée - Être capable de rechercher l'information nécessaire à la réponse des demandes des usagers - Savoir gérer la confidentialité des informations et des données - Maîtriser les applications E.candidat, Etudes en France ; maîtriser l'environnement bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité (Apogée), Moodle. SAVOIR ÊTRE - Travailler en autonomie - Disposer d'une capacité d'adaptation à son poste de travail - Être réactif - Anticiper et hiérarchiser l'importance des tâches à réaliser - Avoir le sens des relations humaines et de l'organisation - Être polyvalent - Être ponctuelle - Avoir un esprit d'initiative et de curiosité - Avoir le sens du travail en équipe - Être capable de gérer les situations délicates et gérer la pression