[81893] UNAPEI 17 Début que possible : Sous l’autorité du Chef de service, vos missions principales seront : -Assurer la circulation de l’information entre coordinateurs, établissements, responsables et prestataires -Communiquer aux établissements les plannings, les délais et les avancements des interventions -Centraliser les appels, courriels et demandes liés aux travaux et interventions techniques -Gestion administrative des interventions -Réceptionner et enregistrer les demandes d’intervention des établissements -Mettre à jour les tableaux de suivi, les plannings et les outils de traçabilité -Classer et archiver les documents liés aux interventions (demandes, devis, bons de commande, comptes rendus, factures) Appui aux coordinateurs : -Assister le coordinateur externe dans la gestion administrative des devis, des commandes, et des échanges avec les entreprises -Appuyer le coordinateur interne dans l’organisation administrative des interventions -Préparer et transmettre les éléments nécessaires aux validations hiérarchiques Gestion administrative et financière : -Réceptionner, vérifier et transmettre les factures aux services concernés -Assurer le suivi administratif des factures en lien avec les bons de commande et les interventions réalisées -Rédiger, envoyer et suivre les courriers administratifs (commandes, relances, notifications) -Garantir le classement et l’archivage des dossiers administratifs et techniques Organisation et logistique administrative : -Organiser les rendez-vous, accès aux établissements et convocations des entreprises -Assurer la gestion des fournitures administratives et la commande de la papeterie -Veiller à la disponibilité des supports administratifs nécessaires au fonctionnement du service -Traçabilité : -Assurer la fiabilité et la mise à jour des informations -Contribuer à la traçabilité des interventions et des flux administratifs -Alerter les coordinateurs ou la hiérarchie en cas d’anomalie, de retard ou de dossier incomplet Description du profil recherché: QUALIFICATION ET COMPÉTENCES : Diplôme BAC exigé ¯ Maîtrise des outils bureautiques, de suivi et de classement ¯ Rigueur dans la gestion des factures, dossiers et courriers. ¯ Capacité à gérer plusieurs dossiers et interlocuteurs simultanément ¯ Sens des priorités et respect des délais QUALITÉS ATTENDUES : ¯ Discrétion professionnelle ¯ Qualités rédactionnelles et relationnelles ¯ Posture adaptée au secteur médico-social et au travail transversal ¯ Écoute active, communication adaptée et prise de recul ¯ Autonomie, sens de l’organisation ¯ Sens du service et du travail d’équipe Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour