Placé(e) sous la Direction du Responsable d’Agence et du Responsable d’Agence Adjoint, le collaborateur/la collaboratrice sera en charge de la gestion administrative de l’Agence : FINALITE DU POSTE Assurer un soutien administratif auprès des différents collaborateurs de l’Agence en organisant les tâches administratives y compris la réception et le traitement de l’information LES MISSIONS DU POSTE : ASSISTANAT DE L’AGENCE A ce titre, il/elle doit : Répondre et filtrer les appels téléphoniques Effectuer toutes tâches administratives en support des différents services de l’agence Traiter le courrier et les mails : rédaction, frappe et diffusion Organiser le classement, l’archivage des dossiers et la documentation du service Organiser des réunions de service et participer aux échanges selon la nécessité Assister le responsable dans l’organisation de ses déplacements (réservations diverses…) Gérer les fournitures de bureau de l’agence : passer commande, distribuer et stocker en collaboration avec le service Achats Contribuer à la préparation des pièces nécessaires à la constitution des dossiers des réunions périodiques en collaboration avec le responsable Assurer la continuité de service, de façon temporaire, en cas d’absence imprévue du chargé d’accueil Maîtriser les outils bureautiques et plus généralement les nouvelles techniques nécessaires à l’évolution de sa fonction Effectuer les attestations d’autorisations d’accès dans les résidences pour les forces de l’ordre ASSISTANAT DU RESPONSABLE D’AGENCE ET ADJOINT Rédiger, saisir, éditer et envoyer les notes et courriers Participer à la rédaction des procédures de l’agence et les mettre à jour Préparer les documents de travail pour les réunions Prendre des notes en réunion et rédiger les comptes rendus et relevés de décisions Participer à la conception de documents (notices, brochures) destinés aux locataires en collaboration avec le service communication Traiter au niveau informatique les commandes de travaux comportant une part refacturable aux locataires Gérer le matériel administratif (tickets de borne, copieurs, TPE, étiqueteuse, broyeur…), suivre l’entretien et passer des commandes en collaboration avec le service achats ASSISTANAT DES CGL Saisir et éditer les attestations diverses (attestations de loyers, quittances...) Rédiger et saisir les notes au service facturation (remboursements trop perçu, solde, transfert de solde...) ASSISTANAT DES RESPONSABLES DE SECTEUR Rédiger, saisir et éditer les notes d’information destinées aux locataires Participer au suivi des dossiers de sinistres survenus dans les résidences (transmission des rapports des RS aux assureurs, attestation d’intervention du SDIS, classement) en collaboration avec le service GL Support ASSISTANAT TECHNIQUE Réceptionner les devis de travaux pour validation par les responsables d’agence (en y joignant les états des lieux entrée et sortie si devis de remise en état) Après travaux, saisir la répartition des charges locatives dans le SI (SLM) RELATIONS INTERNES ET EXTERNES Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise : Comptes rendus de réunion Notes de service Tableau de suivi des sinistres Tableau de suivi mensuel des dépenses liées à l’entretien des parties communes et aux espaces verts Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise : Déclarations de sinistre Communication destinée aux locataires (notes, brochures, mails,sms) Autorisations d’accès aux forces de l’ordreDomaine/spécialité : Immobilier/Secrétariat Niveau de formation initial : Bac+2/3 Expérience : 2 à 5 ans minimum Destiné(e) à rencontrer des personnes internes et externes et à porter les valeurs de l’entreprise, le collaborateur/la collaboratrice doit avoir la volonté de mettre la qualité de service au centre de ses préoccupations. Compétences techniques – Les « savoirs » : Maîtrise de l’outil informatique et du pack office Maîtrise de techniques de secrétariat Connaissance de la règlementation du logement social Connaissance de la règlementation et de la législation en matière de réparations locatives Connaissance des processus et procédures internes liés aux différents métiers de l'entreprise Connaissance dans la gestion des sinistres Compétences professionnelles – Les « savoir-faire » : Capacité rédactionnelle Capacité d’analyse et synthèse Capacité de gérer efficacement les tâches administratives d'un projet par la saisie de données, la mise à jour des dossiers, la création et l'organisation de documents clairs et précis, ainsi que l'application de techniques et d'outils de secrétariat (dactylographie, prise de notes...) en respectant les procédures administratives adéquates Capacité à utiliser à bon escient les différents modes de communication écrite afin de transmettre des informations claires, compréhensibl...