Description du poste Le poste est un poste d'assistant à 50% auprès de la direction de la DD et à 50% au Département prévention, PCDS et santé mentale. Objectif du poste : Placé-e auprès de la directrice et de la directrice adjointe, d'une part, et du chef du Département prévention, PCDS et santé mentale, d'autre part, en binôme et en continuité avec l'autre assistant(e) de la direction et des autres assistant(e)s de la DD33, l'assistant.e les assiste dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités des deux services en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers. Activités principales : - Assurer l'organisation des agendas, - Gérer les déplacements, - Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile, - Assurer l'accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels, - Assurer la gestion du courrier et gérer le circuit de signature sur le logiciel Elise, - Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle, - Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques, - Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers,. - Préparer, suivre des dossiers pour les réunions et les rendez-vous, - Planifier et organiser la logistique des réunions et séminaires, - Evaluer, signaler et orienter les urgences, - Assurer des fonctions de correspondant (par exemple : déplacements), - Participer à l'action de communication publique de la délégation. Relations internes : Direction et l'ensemble des agents de la délégation départementale, directions métiers et autres délégations départementales. Relations externes : Préfecture et autres services de l'Etat, collectivités locales, établissements de santé et établissements médico-sociaux, professionnels de santé,. Spécificités du poste / Contraintes : Contraintes horaires, travail en binôme avec un autre assistant(e) et organisation de la continuité d'activité avec les autres assistant(e)s de la délégation départementale. Rattachement hiérarchique : Directrice et directrice adjointe, responsable du Département prévention, PCDS et santé mentale. Profil recherché Vos compétences Connaissances : Bureautique et outils collaboratifs Environnement administratif, institutionnel Gestion de l'information Techniques de rédaction Savoir-faire : Communiquer Concevoir un support, un document Prioriser Archiver Rendre compte Rédiger Savoir-être : Aptitude au travail en équipe Aisance relationnelle Disponibilité Autonomie Esprit d'initiative Sens du service public, rigueur, discrétion et loyauté Capacités d'organisation Réactivité, adaptabilité Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle. Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Votre formation Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle.