Description du poste : Rattaché(e) à la direction opérationnelle Protection de l’Enfance, l’assistant/e de direction assiste la directrice opérationnelle et son adjointe dans leurs missions respectives. En étroite collaboration, elle est la personne de confiance qui organise, anticipe, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble de leurs activités présentes et à venir visant à les seconder. Missions principales attribuées (liste non exhaustive) :   ð  Suivi administratif : * Centralise l’ensemble des courriers à destination de la direction et les soumet à validation, * Assure le suivi et la mise en forme des documents internes (courriers, organigramme, note de service, compte rendu, outil loi 2002, plan d’action…), * Rédige et envoi de courriers, * Assure une relecture et la mise en forme des rapports d’activité, et participe à son élaboration * Centralise et transmet les focus de la Direction Opérationnelle à la Direction Générale * Centralise les fiches astreintes, pré-rempli le tableau des EVP des sites dont la Direction opérationnelle et son adjoint sont référents, et les soumets à leur validation respective dans le délai imparti * Organise les rencontres partenariales, et les rendez-vous de la Direction Opérationnelle à leur demande * Assure le suivi logistique des réunions (réservation de salle, préparation de l’accueil) * Gère les besoins de fournitures de la direction * Participe à certaines réunions de la DO et en assure le compte rendu * Assure le suivi annuel des données en lien avec le RGPD * Formalise des procédures administratives, en soutien des assistants de chaque service * Assure si besoin, l’intérim de certaines missions des agents administratifs en leur absence. * Classe et archive (papier et numérique) des documents selon une arborescence claire et lisible * Assure un suivi des plaintes et réclamations des personnes accompagnées sur les services de la direction – en lien avec les services de proximité et la gouvernance. * Centralise et assure un suivi des remontées d’évènements indésirables des services de la direction * Assure un suivi de la mise en place de l’arborescence informatique sur l’ensemble des services en lien avec les agents administratifs * Assure le suivi des enquêtes des financeurs   ð  Suivi de facturation et d’activité : * S’assure du règlement des facturations établies auprès des autorités de tarification et assure le suivi de leur règlement, et leur relance, en lien avec la direction administrative et financière * Centralise l’ensemble des régies des cadres de la direction opérationnelle, en assure les contrôles et les soumet à validation * S’assure des envois hebdomadaires du suivi de l’activité aux ATC par les agents administratifs * Centralise et assure le suivi et le Reporting de l’activité de la Direction Opérationnelle à la Direction générale * Crée des outils de suivi * Assure la référence technique des agents administratifs de la Direction Opérationnelle Compétences requises :   Connaissances :   * Travail en réseau et transmission d’informations fiables. * Priorisation des taches, respect des délais et capacité à répondre dans l’urgence. * Maîtrise fine des outils informatiques et bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs et de communication). * Application des normes rédactionnelles. * Une connaissance de la gestion, et du cadre législatif qui régit les ESMS serait un plus.   Savoir-être :   * Capacité à faire preuve de discrétion, de confidentialité et de diplomatie * Sens de l’organisation et rigueur, associés à une forte capacité d’adaptation et d’anticipation. * Esprit d’initiative, de réactivité et polyvalence. * Capacité à communiquer efficacement en interne et en externe * Autonomie et professionnalisme dans la réalisation des missions. * Aisance et capacités rédactionnelles. * Adaptabilité (intervention multi sites).   Dans le cadre de la loi Taquet de 2022 (article L.133-6 du CASF), nous sommes tenus de vérifier le bulletin numéro 2 du casier judiciaire et le fichier judiciaire national automatisé des auteurs d’infractions sexuelles ou violentes (FIJAIS), avant l’embauche de toute personne intervenant auprès des enfants (Protection de l’enfance). A l’issue du processus de recrutement, dans l’hypothèse où votre candidature serait retenue, une attestation d’honorabilité vous sera demandée avant de pouvoir prendre vos fonctions. L’Arile est une organisation inclusive, elle s’engage à examiner chaque dossier de candidature de manière objective, sans aucune forme de discrimination conformément à la législation du travail et sur l’unique appréciation des compétences exigées pour le poste ; les différents motifs de discrimination