POSTE : Assistant Administratif du Service Culturel et du Conservatoire H/F DESCRIPTION : Au sein du Centre Culturel Malesherbes, placé(e) sous l'autorité du Directeur adjoint des Affaires culturelles - secteur Culture-Conservatoire - et de l'Administrateur, vous assurez le secrétariat administratif ainsi que la gestion des dossiers. Vos principales missions seront les suivantes : 1.Assurer la gestion administrative transversale en lien avec l'administrateur - Effectuer les demandes de devis, les saisies de bons de commande et suivi de la facturation - Etablir les feuilles de route des artistes et organiser leur accueil sur site - Etablir au besoin les factures liées à l'activité de la direction 2. Assurer des missions de régisseur recettes et dépenses - Effectuer les achats de catering et aux besoins de la programmation 3. Gérer les plannings d'occupation des locaux du Centre Culturel Malesherbes - Suivre et mettre à jour le planning général de la programmation - Suivre et mettre à jour le planning des loges et locaux annexes du centre culturel - Suivre et mettre à jour le planning quotidien d'occupation des salles de cours et des lieux de diffusion 4. Gestion des DPAE et GUSO - Effectuer les déclarations et contrats en lien avec l'administrateur - Effectuer les paiements via le GUSO 5. Gestion de l'accueil des compagnies - Organiser l'accueil des compagnies sur site - Effectuer les réservations d'hôtel et piloter la restauration sur site 6. Assurer les missions de secrétariat spécifiques au Conservatoire - Suivre l'organisation des interventions musicales scolaires - Suivre l'organisation des examens : établir les listes des élèves, les convocations inhérentes (élèves et jurys extérieur) - Effectuer le suivi des dossiers administratifs des jurys des concours du Conservatoire - Etablir les contrats de location en lien avec le régisseur d'orchestre et professeurs - Etablir et envoyer les attestations de scolarités - Contrôler les règlements et encaissements des frais d'inscription et des locations d'instruments - Etablir les relances des règlements - Etablir les formulaires de recouvrement - Suivre et mettre à jour les fichiers administratifs des familles des élèves, des professeurs et des intervenants du Conservatoire - Saisir et envoi des mails d'information aux familles des élèves du Conservatoire - Prendre en charge le classement et l'archivage des dossiers Vous serez également en charge de : - Accueil, billetterie ou orientation des publics lors des événements Culture- Conservatoire - Suivre scrupuleusement les procédures - Travailler en transversalité avec les différentes équipes PROFIL : SAVOIRS - Connaissance des outils bureautique (Word, Excel) - Connaissance du logiciel IMUSE, CIRIL, MANTY SAVOIRS-FAIRE - Bon niveau d'orthographe et d'expression orale. - Capacité à transmettre les informations et à rendre compte. SAVOIRS-ETRE - Apprécier l'environnement d'un Etablissement d'Enseignement Artistique dans le domaine musical et théâtrale - Sens du service public (élèves, parents, professeurs) - Rigueur et organisation - Capacité d'adaptation - Disponibilité - Esprit d'équipe - Discrétion professionnelle - Bonne mémoire FORMATIONS ET QUALIFICATIONS NECESSAIRES - Bac professionnel gestion administration - Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale - Connaissance de l'environnement des milieux culturels et de l'enseignement artistique Rémunération et avantages : Statutaire Régime indemnitaire prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) Participation mutuelle et prévoyance Politique dynamique en matière de formation Collectivité adhérente au CNAS Amicale du personnel Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun Dispositif Santé Vous Bien (programme de cours sportifs gratuit durant la pause méridienne) Temps de travail : 39h10/semaine Congés : 25 jours de congés annuels / 22 RTT / 2 HP => Poste ouvert au cadre d'emplois adjoint administratif technique par voie de mutation, détachement ou contractuelle (CDD de 12 mois/renouvelable), à pourvoir dès que possible. Ref : 8rwa22eamd