Description du poste : Poste clé au cœur de l'entreprise / Organisation, coordination & polyvalence Vous aimez que tout soit bien organisé , que les dossiers soient carrés Alors ce poste est fait pour vous. Vos missions Véritable chef d'orchestre administratif , vous assurez le bon fonctionnement au quotidien et jouez un rôle central dans l'organisation des instances et des missions transverses. Organisation et préparation des conseils d'administration, assemblées générales et comités Préparation des délibérations et rapports , présence requise lors des instances Rédaction des comptes rendus et suivi administratif des délibérations (mise en ligne, contrôle de légalité.) Interface avec les élus Suivi des adhésions, conventions et subventions (y compris l'intégration des nouveaux membres) Les missions administratives (et il n'y a pas de place pour la routine) * Contrats, assurances, entretiens, réparations, cartes associées, suivi des consommations, avantages en nature, contrôles techniques, ventes aux enchères et calcul de la taxe annuelle * Commandes de fournitures et services nécessaires au fonctionnement * Suivi des contrats et abonnements, en lien avec la juriste marchés publics * Rédaction de comptes rendus et documents administratifs * Gestion du courrier (réception, diffusion, procédures) * Accueil physique et téléphonique * Organisation des déplacements (trains, hôtels) pour formations et séminaires * Organisation d'évènements professionnels * Gestion des documents dématérialisés et des procédures d'archivage * Ouverture et clôture des dossiers liés au portage Description du profil : Pré-requis Vos qualités (et elles font toute la différence) * Rigueur, précision et respect des délais * Capacité à rendre compte et à prioriser * Excellentes qualités rédactionnelles * Sens du contact, du service et du collectif * À l'aise aussi bien en interne qu'avec des interlocuteurs externes Profil recherché Excellente maîtrise des techniques de secrétariat À l'aise avec les outils bureautiques (Pack Office, publipostage, tableurs.) Utilisation d'outils collaboratifs type Teams, Slack Informations complémentaires Type de contrat : CDI Temps de travail : Temps plein