Référence CSP: O083250/625000023 - Identifier, contrôler et suivre l'ensemble des procédures administratives pour assurer une parfaite lisibilité au Directeur des actions engagées par ses sous-directions et services et faciliter sa prise de décision. - Gérer et coordonner les assistantes de la DEA placées sous sa responsabilité. - Piloter la gestion des procédures et l'exécution des marchés publics. - Assurer l'organisation et le suivi RH de la Direction. - Organiser et superviser la gestion et le suivi administratif de la direction. - Assurer l'interface avec les directions (DGI, DGST, DCP) et services internes et les partenaires externes. Gestion et coordination des agents placés sous sa responsabilité : - Coordonner les assistantes de la DEA dans leurs activités par une harmonisation des procédures, pour une bonne gestion des applications (types courriers et autres), de manière transversale tous services internes confondus y compris les services délocalisés (La Garde, Six-Fours, Hyères). - Manager une équipe (réunions, validation des congés, évaluation du personnel...). - Encadrer, animer, accompagner une équipe et organiser l'activité du service (définir les objectifs, suivre et valider les tâches). - Reporter les actions mises en ½uvre auprès de la Direction. Organiser et superviser la gestion et le suivi administratif du service : - Superviser la gestion de l'accueil physique et téléphonique. - Organiser la gestion administrative des courriers entrants et sortants au sein de la DEA : attributions aux équipes opérationnelles (AIR COURRIER), relecture et validation des parapheurs. - Rédiger et participer au montage des marchés publics de la DEA, assurer le suivi d'exécution. - Concevoir et mettre en place des outils de pilotage et d'aide à la décision (suivi des procédures marchés, des conventions, des avenants et DSP). - Assister le directeur dans la validation des projets de délibérations et en assurer le suivi avec la DGI. - Assister le directeur sur le suivi budgétaire en lien avec le service Gestion Financière de la DEA (participation au montage du budget et au suivi d'exécution, gestion des dossiers de subventions). - Organiser, et participer aux réunions, prise de note et rédaction de comptes-rendus. - Proposer des procédures et innovations propres à optimiser le bon fonctionnement du service. - Travailler en transversalité avec le secrétariat de la DGST. Assurer et piloter la gestion et le suivi RH de la DEA : - Elaborer et suivre les besoins en personnel de la Direction (tableaux de bords, tableaux de suivi, indicateurs...). - Veiller au respect des procédures, des délais et des obligations réglementaires. - Recenser et définir les besoins en personnel. - Contrôler et suivre la gestion des dossiers RH. - Informer, conseiller et accompagner les agents de la direction sur leurs parcours de formations en lien avec la réglementation en vigueur.