Référence CSP: O080250/701001644 Sous l'autorité de la cheffe du service des assemblées et en relation avec l'équipe, l'assistant(e) de vice-présidents veille à la bonne réalisation matérielle des missions incombant aux vice-présidents qu'elle assiste. Accueil physique et téléphonique * assurer l'accueil physique et téléphonique * assurer les relations avec les services internes et externes * gérer les réponses aux demandes des services et des partenaires Assistance administrative * assurer la tenue de l'agenda du vice-président * organiser les déplacements du vice-président * traiter le courrier * centraliser les informations et coordonner leur circulation en interne et vers les partenaires externes * rédiger des courriers (courriers courants, félicitations, condoléances, etc.) * assurer la frappe et la mise en forme de divers documents (discours, guide cantonal, etc.) * classer et archiver les dossiers Assistance logistique * planifier, préparer et organiser les rendez-vous et des réunions des vice-présidents * assurer la gestion des fournitures du secrétariat * veiller à la maintenance du matériel commun Missions spécifiques * Gérer et suivre les interventions des usagers auprès des élus * Mettre à jour les données pour les envois divers (v½ux, invitations, etc.) * Confectionner des revues de presse cantonales et des dossiers thématiques * Lorsque la signature de l'élu est sollicitée et après obtention de son accord, valider dans le logiciel Oxyad les rapports de présentation à l'Assemblée * Envoyer des courriers d'information suite aux décisions prises par la commission permanente * Gérer les dotations allouées aux vice-présidents (objets promotionnels, enveloppe « déjeuners de travail », places de football et de hockey, etc.) * Gérer les demandes de représentations du Président aux diverses manifestations transmises par le cabinet au vice-président (prévenir les organisateurs, préparer les éléments d'intervention, les demandes de discours, la constitution de dossiers ...) * Gérer les frais de déplacement de l'élu en lien avec la direction des ressources et relations humaines * Gérer les demandes de mandats spéciaux (validation du cabinet, inscription de l'élu, réservation du transport, de l'hébergement, transmission au chef de service) * Gérer le suivi des parapheurs et des I.parapheurs * Assurer la réception et la complétude des dossiers « dotations cantonales » et « politique territoriale », pour transmission au service instructeur. * Porter à la connaissance du service des assemblées toute information relative à la participation des élus au sein d'organismes extérieurs, * Participer aux réunions de la Direction des Affaires Juridiques.