Descriptif du poste: Le rôle de l’assistant(e) de direction consiste à assister un ou plusieurs Directeurs dans l’accomplissement de ses tâches au quotidien. Il/Elle le décharge des tâches administratives et joue le rôle d’interface avec les divers interlocuteurs de celui-ci. Il/Elle a en charge l’organisation, la coordination et le traitement d’un ensemble d’informations nécessaires à l’activité de l’entreprise. Missions et Responsabilités * Prendre connaissance, alerter et suivre les mails, les appels et courriers et gérer les actions et la gestion des documents qui en résultent * Gérer l’agenda, les déplacements et les notes de frais * Organiser les vidéos conférences et conférence calls * Organiser la tenue de réunions, séminaires … Groupe et hors Groupe en assurant toute la logistique associée * Assurer l’accueil des visiteurs et délégations * Assurer l’interface avec les différents Départements et la Direction (prise de réunions, communication d’informations) * Rédiger les courriers et notes internes * Organisation des plannings d’arrivée des collaborateurs dépendants des directeurs assistés * Gestion des signatures, Notarisation d’actes notariés de documents * Rédaction de demande d’achat, suivi de la commande jusqu’à la mise au paiement * Concevoir les tableaux de bord * Effectuer le suivi des actions et décisions * Suivre la qualité des documents et gérer les procédures internes * Gérer les dossiers spécifiques dans le cadre de ses compétences * Coordonner et déléguer les activités administratives * Faire des propositions pour améliorer le fonctionnement du département * Assurer la communication des Directeurs avec l’extérieur et le Groupe * Contrôler la signature à la suite de la DOA et procéder à l'enregistrement et à la distribution du document signé * Proposer des améliorations génériques du processus * Tout autre soutien ponctuel à d'autres départements (événement client, etc.) ou tout autre travail lié à la fonction. Profil recherché: Diplômes : • Formation de niveau bac +2 à bac +4 Connaissances : • Fonctionnement de l’entreprise • Expérience d’un environnement international • Les techniques liées à son métier • Expérience de travail dans une organisation matricielle Compétences • Les outils bureautiques, essentiellement WORD – EXCEL et la messagerie OUTLOOK • L’anglais courant indispensable et la connaissance d’une autre langue souhaitable • Les principaux modules SAP • La conception d’outils de gestion • Le suivi budgétaire, capacité de suivre les frais de service de/des directions assistées • La constitution de dossiers spécifiques • La recherche, analyse et traitement de l’information • La communication (assurer les relations internes et externes) • Les principes du classement documentaire • Aisance dans la rédaction et l’expression orale Qualités requises • Faire preuve d’autonomie • Gérer les priorités • Rendre compte de son activité à sa direction • Respecter la confidentialité des informations • S’adapter à de nouvelles missions et à de nouveaux outils • Être force de proposition, réactivité • Bonne communication • Diplomatie • Sens poussé de l'organisation • Gestion du temps Planification et Prise de décision : • Planification des réunions clefs et invitation des acteurs clefs • Rôle de conduite de projet et de coordination des acteurs internes et externes • Initiatives et décisions à prendre en autonomie pour améliorer le temps de traitement de sujet simples ou moyennement complexes