Référence CSP: O045241/210000907 Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des administrés, aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité, assister la direction générale dans la gestion des instances municipales, gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation. Assurer le suivi de la borne médicale. Missions principales du poste : Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des administrés : * Accueillir le public avec courtoisie ; * Renseigner les administrés ; * Recevoir, filtrer et orienter les appels et les messages ; * Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence. * Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (organigramme, missions...) ; * Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité ; * Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs ; * En lien avec la référente des titres d'identités, gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (attestations, titres d'identités...). Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité : * Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité ; * Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent ; * En cas de nécessité, venir en renfort sur les autres services du pôle (état-civil, élection...). Assister la direction générale dans la gestion des instances municipales : * Préparer et envoyer les convocations ; * Préparer les documents nécessaires ; * Participer à l'élaboration des délibérations ; * Réaliser les procès-verbaux ; * Diffuser les éléments au contrôle de légalité ; * Gérer les diffusions et affichages légaux en collaboration avec le service communication. Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation : * Réceptionner, distribuer et expédier le courrier ; * Tenir les registres de courriers ; * Assurer l'envoi (mise sous pli, affranchissement...) ; * Enregistrer le courrier arrivé et en assurer la distribution interne. Assurer le suivi de la borne médicale : * S'assurer de l'ouverture des locaux par les services voisins chaque matin et le faire le samedi ; * Fermer les locaux le soir la semaine et à midi le samedi ; * Compléter les stocks de consommables de la machine (papier, embouts...) ; * Commander auprès du prestataire les fournitures manquantes ; * Apporter un soutien aux usagers en cas de nécessité.