Référence CSP: 2024-1774546 1. Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de la direction générale de l'Institut Agro et de la direction de l'école l'Institut Agro Montpellier 2. Assister la directrice générale et la directrice de l'école et simplifier l'organisation de leur travail 3. Appuyer la directrice de cabinet, le secrétaire général, la chargée des affaires statutaires et institutionnelles et les directeurs et directrices fonctionnelles de la direction générale de l'Institut Agro - Suivre les dossiers des Directions de l'Institut Agro et de l'Institut Agro Montpellier et réunir les éléments d'aide à la décision : rédaction de courriers et suivi des dossiers, gestion des contacts internes/externes, gestion en propre de certains dossiers. - Gérer les missions (OM, billets, hôtels, états de frais, adhésions, inscription formation) - Gérer l'agenda de la directrice générale, de la directrice de cabinet, de la directrice d'école et du Secrétaire général de l'Institut Agro : organiser les RV à leur demande, organiser les réunions internes et externes, réserver les salles et le matériel nécessaires, organiser les déplacements, et gérer les frais de mission. - Diffuser le courrier « arrivée » au sein des différents services et s'assurer des réponses apportées aux questions posées par les directrices - Participer à l'organisation d'évènements internes en lien avec la direction de la communication de l'Institut Agro et de la responsable de la communication de l'école - Gérer le classement et l'archivage numérique et physique des dossiers - Assurer la gestion financière des opérations des deux directions. - Organiser le Codir de l'Institut Agro en lien avec la directrice de cabinet : préparer l'ordre du jour, envoyer les invitations et rédiger relevés de conclusions et assurer le suivi - Assurer les relations avec les directions des trois écoles, notamment par une coordination étroite avec leur secrétariat de direction - Assurer les relations avec les services ou cabinets des administrations de l'Etat, des collectivités territoriales et des partenaires de l'établissement - Assurer la suppléance de la gestionnaire des affaires statutaires et de l'assistante des services généraux de l'Institut Agro Montpellier en tant que de besoin - Mettre à jour les sites internet et intranet des directions - Assurer la fonction de référent travaux - Appuyer les directions sur des dossiers spécifiques (préparation audits CTI, HCERES) Champ relationnel : Membres de la direction de l'Institut Agro et de l'école Agents de la Direction des services généraux, directeurs, directrices et responsables de services et de composantes et plus généralement l'ensemble des personnels de l'établissement, et les assistantes de direction des autres écoles Travail en collaboration étroite avec l'assistance des Services Généraux de l'Institut Agro Montpellier Partenaires externes à l'international, au national et local Relations ponctuelles avec les étudiants