RESPONSABILITÉS : 1. Organisation et Logistique des Formations : Coordination logistique : - Planifier les sessions de formation en amont (réservations des salles, équipements, disponibilité des formateurs). - Automatiser et vérifier l'envoi des documents nécessaires (convocations, feuilles d'émargement, questionnaires de satisfaction, évaluations, etc.). - Veiller à la transmission des informations pratiques et logistiques aux participants. Suivi du déroulement des sessions : - Collecter quotidiennement les feuilles d'émargement et assurer le suivi des signatures des participants et formateurs. - Vérifier le positionnement d'entrée des participants pour ajuster le contenu pédagogique. Gestion des évaluations et satisfaction : - Organiser les retours à chaud et à froid des apprenants et formateurs. - Analyser les feedbacks pour identifier des axes d'amélioration. 2. Gestion Administrative et Contractuelle : Suivi des conventions et contrats : - Rédiger, enregistrer et transmettre les conventions de formation et les contrats - Veiller à la conformité des dossiers avec les référentiels qualité Clôture administrative : - Générer les certificats de réalisation et attestations de formation après validation. - Archiver l'ensemble des documents administratifs et de formation (programmes, évaluations, convocations, etc.). 3. Relation Client et Partenaires : Gestion des demandes entrantes : - Prendre en charge les appels et mails des clients pour les orienter dans leurs besoins - Rédiger et envoyer des devis Suivi des financements : - Assurer la validation des financements (CPF, OPCO, France Travail, etc.) avant le démarrage des formations. - Collecter et transmettre les documents requis aux financeurs. Communication professionnelle : - Répondre aux problématiques administratives des clients avec réactivité. - Maintenir des échanges avec les financeurs et les partenaires. 4. Recrutement et Gestion des Formateurs : Recrutement : - Publier des offres de mission sur les plateformes dédiées (Beetween, LinkedIn, Malt, etc.). - Analyser et traiter les candidatures Suivi des formateurs : - Mettre à jour les dossiers annuels des formateurs - Proposer et assurer une formation initiale pour les nouveaux formateurs (outils, processus qualité). 5. Suivi Financier : - Établir et suivre les factures liées aux conventions de formation. - Assurer les relances et le suivi des paiements, y compris pour les organismes financeurs (OPCO, CPF, etc.). 6. Reporting et Qualité : - Alimenter les tableaux de bord et analyser les indicateurs de gestion administrative et financière. PROFIL RECHERCHÉ : - Formation en gestion administrative, RH ou équivalent (Bac+2 minimum). - Expérience significative dans la gestion administrative et financière, idéalement dans le domaine de la formation professionnelle Compétences Techniques : - Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des logiciels de gestion spécifiques (ERP ou CRM). - Bonne connaissance des exigences liées à Qualiopi et des processus de financement des formations. - Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais. Qualités Personnelles : - Rigueur et organisation dans le suivi des dossiers. - Autonomie dans la gestion des missions et capacité à prendre des initiatives sans supervision constante. - Débrouillardise et capacité à trouver des solutions rapidement face à des imprévus. - Réactivité et sang-froid pour gérer des situations d'urgence ou des demandes de dernière minute. - Sens du travail en équipe, avec une aptitude à collaborer efficacement avec les collègues, les formateurs et les partenaires. - Excellentes compétences relationnelles et rédactionnelles. - Esprit d'analyse pour résoudre efficacement les problématiques administratives ou financières. - Sens de la discrétion et respect de la confidentialité des données.