Le Médipôle Hôpital Privé recherche un Agent administratif (F/H) - à mi-temps en service Hôpital de Jour (HDJ). - Poste en CDI à temps partiel - Horaire : Présence quotidienne de 8h30 à 12h - Démarrage au 1er Septembre. VOS MISSIONS L'exercice de la profession de secrétaire médicale consiste à accueillir, rassurer et informer les patients, planifier les activités (planification des hdj (hôpital de jour), admissions, convocations, etc.) Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient VOS MISSIONS Gestion administrative : - Vérifier quotidiennement les inscriptions des patients via le DPI (médiboard) selon la planification des dates HDJ. Informer les infirmières coordinatrices de parcours de soins et la cadre en cas d'absence d'inscription de patient 15 jours avant la date HDJ - Préparer la convocation du patient par rapport à sa planification horaire et lui transmettre par mail la semaine précédent la date HDJ (en cas d'absence de mail appeler le patient). - Vérifier la réalisation de la pré admission du patient avant l'HDJ - Vérifier la présence des données et documents administratifs dans le dossier informatisé de chaque patient - Transmettre la planification du déroulée de l'HDJ à chaque intervenant 10 jours avant la date HDJ. - Intégrer les documents relatifs à l'HDJ dans le dossier patient informatisé - Respecter les règles RGPD lors de la transmission des informations Gestion logistique : - Appeler les patients, selon la typologie HDJ , pour connaitre leur choix optionnel de séance (hypnose, réflexologie plantaire, tabacologie, consultation psychologue) et de menu repas (viande et poisson) - Inscrire le choix optionnel du patient au niveau du tableau de planification de l'HDJ - Prendre les rendez-vous d'imagerie intégrés aux HDJ - Vérifier les réservations de salle utilisée pour l'HDJ - Commander les collations HDJ auprès de la restauration - Accueillir les patients le jour de l'HDJ, les écouter, les rassurer et les informer - Réaliser l'admission si la pré admission n'a pas été réalisée en amont en intégrant les documents au niveau du dossier patient informatisé Contrôler et assurer la gestion du matériel administratif tant au niveau des stocks que du fonctionnement : - Réaliser l'élimination des déchets en fonction des circuits, de la réglementation et des protocoles établis. - Ranger et gérer les stocks (papèterie.) - S'assurer du bon fonctionnement du matériel utilisé (poste informatique) Assurer la formation et l'information des nouveaux personnels et des stagiaires : - Accueillir les stagiaires et nouveaux personnels. - Expliquer les modalités du poste et transmettre les savoirs et valeurs liés à la fonction, l'expertise nécessaire et l'organisation du travail. PROFIL : - Titulaire du BAC minimum (obligatoire). - Expérience dans le domaine administratif exigé. - Bon niveau d'orthographe OBLIGATOIRE. - Une expérience similaire ou en milieu hospitalier est fortement apprécié SAVOIRS FAIRE - Savoir utiliser les outils bureautiques : ð Messagerie ð De gestion du dossier administratif ð Des lignes téléphoniques - Maîtriser la saisie informatique - Connaître les règles d'admission et de facturation - Connaître la segmentation des Caisse de Sécurité Sociale et des complémentaires - Maîtriser les règles d'orthographe et de grammaire Tous nos postes sont ouverts aux personnes bénéficiant d'une RQTH