POSTE : Chargé d'Accueil - Standard - Courrier - CDI H/F DESCRIPTION : La gestion des personnes : - Accueillir les personnes sur les plages d'ouverture au public (identifier les personnes, renseigner, orienter selon la demande, détecter les anomalies etc.), - Accueillir au téléphone (renseigner si besoin, transférer les appels vers les services correspondant etc.), - Actualiser les informations mises à la disposition du public, - Délivrer et contrôler les accès nécessaires à la circulation des personnels, tenir à jour le livret d'accueil des visiteurs. La gestion des documents : - Effectuer la rédaction de documents, la saisie de bons de commandes, - Mettre à jour le répertoire téléphonique de l'entreprise, - Réceptionner les colis, revues ou documents, pour les différents services, - Gérer le bon aspect de la structure d'accueil, - Réaliser et remettre les badges et cartes professionnelles, - Réserver en interne pour les personnels les billets de train, billets avions, hôtels, intégrant validation de « service fait », émargement de factures. La gestion du courrier : - Assurer la liaison avec les services de la Poste, - Rendre compte, informer les interlocuteurs internes et externes (services du port, prestataires, service d'Etat, clients), - Réceptionner, enregistrer, trier et dispatcher le courrier dans les différents services et les différents sites de Rouen), - Assurer la gestion administrative (Validation de « service fait », émargement de factures) et logistique du courrier, - Récupérer la presse quotidienne et la transmettre aux services concernés. Tâches administratives : - Rédaction de courriers et de communications internes, - Gestion des abonnements, - Gestion des fournitures de bureaux, - Prise en charge des demandes de reprographie, façonnage, et de numérisation (marchés publics). En l'absence du collaborateur titulaire des missions ci-dessous : - Suivi des marchés formalisés & MAPA (registre, signatures, stockage), - Traitement par numérisation du courrier DGD, - Gestion des entrées sorties d'archives demandées par les collaborateurs auprès du prestataire. - Restaurant d'entreprise, - Salle de sport, - Avantages CSE, - Mutuelle familiale. PROFIL : Formation : - Bac Pro Bureautique/ Secrétariat, dans les domaines du service, de l'assistanat de l'entreprise ou Niveau équivalent acquis par expérience, - Maîtrise des outils bureautique, - Maîtrise des techniques de communication, - Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique, - Connaissances de la prestation courrier appréciées, - Connaissances en reprographie appréciées, - Connaissance du monde portuaire et maritime apprécié, - Bases en Anglais appréciées. Qualités : - Capacités relationnelles et rédactionnelles, - Être diplomate, disponible, - Être réactif, organiser, rigoureux, - Avoir le sens du travail en équipe, - Sociabilité, - Gestion du stress, - Être autonome. Classification de l'emploi : C3