Référence CSP: O058241/213001572 L'assistant(e) du Président assure - la gestion de l'agenda du Président ainsi que l'accueil des rendez-vous, - l'assistance administrative et de la coordination des informations au sein du Cabinet, - l'interface entre le Cabinet, l'assemblée départementale, l'ensemble des directions et services de la collectivité, les partenaires extérieurs et les usagers. Gestion de l'agenda * gérer les demandes de rendez-vous et les interventions * mobiliser les élus en cas d'absence ou impossibilité du Président * planifier les réunions, et assurer de l'organisation logistique * inscrire les rendez-vous et les invitations sur l'agenda * assurer le lien avec les partenaires dans le cadre des invitations officielles * informer le Président du contenu de son agenda * assurer, dans le cadre de la préparation des entretiens du Président avec les usagers ou les partenaires, la collecte, auprès des directions et services, des dossiers et des notes d'information nécessaires à la connaissance de la situation Gestion administrative * assurer l'accueil téléphonique et physique * analyser les demandes, conseiller les usagers, les partenaires et les orienter vers les services et directions le cas échéant * filtrer les appels et transmettre les messages * alerter le Président ou le directeur de cabinet sur les situations sensibles * suivre et partager de l'information avec la Direction Générale des Services * enregistrer le courrier dans le logiciel * trier, distribuer et traiter le courrier * assurer la bonne circulation du courrier et des dossiers au sein du cabinet * assurer le tri et l'organisation des parapheurs * transmettre aux directions et services les questions techniques formulées par le Président sur des dossiers relevant de leur domaine de compétence * garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Cabinet, vers les services et directions et vers les partenaires extérieurs * rédiger des courriers à destination des élus et autres documents administratifs * assurer la frappe de courriers et de discours * assurer le classement et l'archivage des dossiers * assurer, en lien avec le secrétariat des élus, la gestion des dossiers de demande d'intervention auprès du Président * assurer la gestion des fournitures