Référence CSP: O059250/702000683 Apporte une aide permanente au directeur du pôle vivre ensemble en termes d'organisation personnelle et du service, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, d'organisation d'événement, et suivi de dossiers du pôle vivre ensemble. 1- - Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique * Rédiger des courriers * Rédiger des notes * Prendre connaissance de dossier, participer à une réunion puis réaliser un compte rendu pertinent * Préparer les supports de présentations pour diverses instances (officielles ou non) * Organiser le classement et l'archivage des dossiers 2- Accueil téléphonique et physique au secrétariat * Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent * Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur * Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques 3- Organisation et planification d'événements (réunions, commissions, signature etc) * Réaliser les invitations selon le protocole de l'événement * Organiser la logistique : salle, devis pour repas, boissons, préparation de la salle * Préparer les documents et respecter les délais de transmission de documents avant les réunions * Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus 4- Continuité et qualité de service * Prioriser les dossiers entre urgence et importance * Suivi des absences pour assurer une continuité de service continue * Assurer une relation permanente avec les responsables des services piscine, jeunesse, petite enfance et culture : o Prendre connaissance des dossiers en cours (en globalité) o Assurer les relais d'informations avec la direction o Apporter un regard extérieur et une aide si besoin (en termes logistiques ou pour une présentation) o Avoir connaissance et suivre les événements de chaque service * Accompagner l'équipe proximité et restauration à domicile : o Accompagnement dans la qualité de service en adaptant les procédures opérationnelles o Accompagnement dans la gestion quotidienne (aide pour les plannings, relations fournisseurs etc) * Organiser et participer au travail de l'équipe et aux réunions 5- Instruction des dossiers et application des procédures * Appliquer des procédures administratives * Renseigner des documents de suivi * Établir et mettre en forme des documents administratifs * Transmettre les documents administratifs * Vérifier la conformité des pièces et des dossiers * Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs