Situé au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares. - Traiter et coordonner les informations médico-administratives de service. - Accueil physique et téléphonique : visiteurs, renseignements téléphoniques sur les examens réalisés au laboratoire et sur l'état des demandes en cours, filtrage et transmission des appels téléphoniques - Gérer les mails et fax - Gérer les agendas et plannings du personnel médical - Gérer les courriers internes et externes du service (rédaction, envoi, distribution et traçabilité) - Gérer les commandes bureautiques/ cartouches/ interventions (ex : panne de la photocopieuse, fax) /maintenance informatique des PC et imprimantes - Classer/archiver les différents documents internes et externes du service - Organiser et/ou participer aux réunions et rédiger les CR des réunions du service - Respecter et appliquer les procédures et/ou modes opératoires relatifs à la démarche qualité Missions ponctuelles à la demande de l'encadrement Missions spécifiques : - Gérer administrativement les non-conformités auprès des prescripteurs par rapport à la législation et procédures qualité service (SGL GENNO) - Assurer l'enregistrement administratif des demandes d'analyses - Gérer l'archivage des dossiers des patients - Participer à la gestion des documents qualité (logiciel KALILAB) Formations et/ou qualifications requises : - Baccalauréat sciences médico-sociales - Diplôme de secrétariat médico-social Connaissances particulières : - Utiliser les outils bureautiques et savoir prendre des notes rapidement - Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser - Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes - S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés et savoir gérer la situation conflictuelle - Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires - Connaître la terminologie médicale de base - Avoir une bonne orthographe