Secrétaire de département et de gestion de l'offre de formation (H/F) 44 - CARQUEFOU
Offre n° 9621045
Secrétaire de département et de gestion de l'offre de formation (H/F)
44 - CARQUEFOU - Localiser avec Mappy
Publié le 28 juin 2024
RESPONSABILITÉS : Activités principales - MISSIONS TRANVERSALES - Accueil des interlocuteurs internes et externes. - Répondre aux enquêtes (effectifs etc) - Participer aux actions d'amélioration continue, aux activités d'information, de documentation et de gestion administrative du service (renseigner des BDD et tableaux de bord relatifs à la gestion administrative du service) - MISSIONS AUPRÈS DES ÉTUDIANTS ET DES ENSEIGNANTS (50% SECRETAIRE DE DEPARTEMENT) - Élaborer et communiquer des informations de rentrée. Anticiper des besoins particuliers (Personnes en situation de handicap etc). - Informer les étudiants sur les services et les aides. Collecter des documents (chèques etc) Suivre les absences. Gérer et suivre les demandes de bourse, les demandes de statut de sportifs de haut niveau et les demandes d'aménagement de scolarité du SUMPPS. - Participer à l'organisation de la certification des formations ou des concours (convocations, planning soutenances, invitation partenaires et/ou jurys, préparation des docs, logistique, attestations etc). Mise à jour des livrets d'accueil. - Suivre les dossiers de recrutement pour les effectifs Passerelle et/ou ParcourSup (étroite collaboration entre le secrétariat de département et l'Assistante Alternance) - Vérifier et éditer les emplois du temps ; éditer les feuilles d'émargement, s'assurer de leur circulation et les exploiter. - Préparer les examens - Préparer les différentes sessions de rattrapages - Gérer et suivre les ordres de missions et les bons de commande. - Suivre les comptes budgétaires à partir de SIFAC. - Collecter les documents pour le suivi et le paiement des heures vacataires. Saisir et contrôler les états de service et en assurer le suivi à partir des outils associés. - Accueillir les vacataires et répondre à leurs besoins pédagogiques. - Collecter, saisir et diffuser les offres de stage. Diffuser les offres d'emploi. Éditer les conventions de stage à partir d'AREXIS et suivre le circuit des signatures. - MISSIONS AUPRÈS DES ENTREPRISES SUR L'OFFRE EN ALTERNANCE (50% ASSISTANT.E GESTION DE L'OFFRE) - Communiquer sur l'offre de formation et sur l'alternance (prospecter et collecter les offres) - Saisir les offres, après validation des missions par les Responsables et suivre les offres. - Informer les futurs Alternants. - Organiser et participer à des évènements. - Orienter l'étudiant sur toutes les questions liées à son projet personnel et professionnel au cours de son parcours de formation. - Participer à la campagne de la taxe d'apprentissage. PROFIL RECHERCHÉ : - Versant : Fonction publique d'Etat - Type de recrutement : catégorie C, titulaire ou contractuel.le, CDD jusqu'au 31/08/2025, renouvelable - Formation et/ou qualification : Bac minimum - Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : le candidat devra justifier à minima d'une première expérience professionnelle dans le domaine administratif. Compétences et connaissances requises Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires : - Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat - Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité (AREXIS, CELCAT, SCODOC, NOTILUS, SIFAC) - Pratique du pack office (notamment du tableur EXCEL), des plateformes numériques - Technique d'élaboration de documents - Techniques de communication Savoir-faire opérationnels : - Accueillir et prendre des messages - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Rédiger des documents d'information et de communication - Savoir rendre compte - Travailler en équipe Savoir-être : - Autonomie - Réactivité - Sens de l'organisation - Sens du relationnel - Capacité d'écoute - Capacité d'adaptation Candidature : CV + lettre de motivation
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35 H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1819,00 Euros à 1899,00 Euros
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
Entreprise
Nantes Université
Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l'école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l'École d'Architecture de Nantes.
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