POSTE : Assistant de Direction H/F DESCRIPTION : Avec plus de 180 agences d'emploi spécialisées par domaine d'activité et réparties sur l'ensemble du territoire, le Groupe LIP Intérim et Recrutement propose toute l'année de nombreux postes en CDI, CDD et Intérim. Nos consultants se consacrent exclusivement au recrutement de professionnels du tertiaire, de l'ingénierie, des services, de la santé et du médical. L'agence LIP PARIS TERTIAIRE recherche un(e) Assistant(e) de direction H/F en intérim pour un remplacement pour l'un de ses clients situé à Bry Sur Marne (94). Mission : venir renforcer et seconder, en l'absence de l'une des deux assistantes de direction du pôle Assistanat de la direction de constituée de la Présidence, de la Direction générale déléguée (DGD) et du Secrétariat général (SG), l'assistante de direction de la Présidence et du Secrétariat général. Dans ce cadre, assurer plus spécifiquement l'assistanat de la Direction générale déléguée dans la gestion de ses activités. Activités principales : Seconder l'assistante de direction de la Présidence et du Secrétariat général dans la gestion du pôle Assistanat de la Direction et gérer, plus spécifiquement, l'assistanat du périmètre de la Direction générale déléguée : Gérer, en lien avec l'assistante de direction, les agendas de la direction Accueillir et orienter les visiteurs internes ou externes dans leurs demandes Réceptionner, en français et en anglais, les appels, les courriers, les messages téléphoniques, les informations importantes et en assurer les relances et leurs transmissions Prendre en charge l'organisation et la logistique de déplacements professionnels Assurer la coordination du planning, la gestion et l'accréditation des hébergements et des relations avec les prestataires, pour les salons et marchés Gérer et suivre les missions ainsi que les notes de frais des directeurs Organiser la logistique des réunions (notamment des Comités CODGD, Comité d'Orientation Editoriale et comité scientifique) : formalisation des ordres du jour, identification et réservation du lieu/salles, négociation des coûts, préparation des dossiers, génération des invitations Contribuer à la préparation des dossiers nécessaires au bon déroulement des réunions et rendez-vous Participer à certaines réunions Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus Veiller, le cas échéant, au suivi des décisions prises Concourir à la mise à jour de la base de contacts de la direction Organiser et coordonner, en lien avec l'assistante de direction de la Présidence, les activités relatives au fonctionnement de la Direction et directement celles de la Direction générale déléguée : Hiérarchiser, traiter et organiser l'ensemble des informations administratives Assurer le classement et l'archivage des courriers et dossiers Organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes Contribuer, le cas échéant, au suivi des dossiers transverses de la direction générale déléguée en lien avec les assistantes des autres directions Gérer pour la Direction générale déléguée le suivi des dossiers administratifs RH (demandes CDI/CDD, stagiaires, etc.) Vérifier et être garante pour la direction, de la bonne application des procédures administratives en vigueur Gérer les abonnements et la documentation Assurer l'intendance pour la direction (approvisionnement en fournitures, workflow avec les services généraux) et la communication au sein de l'échelon central Etablir des demandes d'achats (Qualiac) et suivre toute la chaîne de commande jusqu'à la facturation Veiller à la bonne continuité des activités du pôle assistanat de direction de la direction : Organiser et coordonner, en lien avec l'assistante de direction de la Présidence et du Secrétariat général ainsi que les autres assistantes de direction des directions, en prévision de son absence, le suivi de son plan de charge, pour assurer la continuité de l'assistanat de la direction Assurer les rôles de gestionnaire temps et de correspondante formation pour la Direction et directement celles de la Direction générale déléguée : Effectuer le suivi des absences pour congés, absences maladie, formations et relances auprès des salariés rattachés à la DGD en cas d'anomalie Assurer le suivi mensuel des salariés rattachés à la DGD à temps partiel dans l'outil dédié Réaliser la saisie ainsi que le suivi administratif des heures supplémentaires des salariés de la DGD Collecter les besoins en formation des salariés rattachés à la Direction