Référence CSP: O083250/415000983 Au sein du service secrétariat général, l'assistant de direction du DGS assure avec réactivité la gestion de l'agenda, le secrétariat et l'aide à la constitution des fonds de dossier des rendez-vous du Directeur Général des Services. Il assure le traitement des sujets en fonction de leur importance et des priorités. 1. Organisation des rendez-vous du Directeur Général des Services (DGS) : - Gestion de l'agenda du DGS et organiser les rendez-vous en fonction des priorités, - Relation avec les directions générales adjointes et les partenaires , - Organisation des déplacements du DGS, - Constitution des fonds de dossier des réunions : ordre du jour, consolidation des notes et des différents supports de la réunion, structuration du fonds de dossier (notes, courriers, etc...), - Prise de notes et mise en forme de travaux bureautiques, - Classement et archivage des dossiers sur le serveur et papier. 2. Orientation du courrier dans les services et suivi des courriers signalés : - Orientation du courrier dans le logiciel Airs Courrier vers les services, - Présentation de certains courriers au DGS , - Enregistrement des courriers « signalés » dans le tableau de suivi et relance des services pour l'obtention des courriers de réponse, - Elaboration de projets de courrier. 3. Traitement des mails du Directeur Général des Services : - Répartition des mails (pour information, pour réponse, ...), - Synthèse de l'objet des mails , - Réponse aux mails selon instruction du DGS. 4. Appui à la gestion des parapheurs : - Enregistrement des parapheurs (arrivée/départ). 5. Suivi des projets et activités du service et de la direction. Appui aux autres activités du service en tant que de besoin.