RESPONSABILITÉS : POSITIONNEMENT L'assistant.e est hiérarchiquement rattaché.e à la Responsable Administrative du département et travaille en lien fonctionnel étroit avec les responsables de filière. Il/Elle travaille avec les enseignants de la formation, les autres assistantes du département et les différents services de l'EHESP. MISSIONS NB : les missions détaillées ci-après peuvent être amenés à évoluer en fonction des changements d'organisation du département et des besoins émergents résultant de l'évolution de nos formations Accompagnement et suivi administratif des apprenants anciens, actuels et futurs - Renseignement des candidats potentiels sur la formation et le concours - Suivi de l'inscription des élèves dans les outils numériques de l'école - Gestion des inscriptions pédagogiques - Elaboration et suivi des conventions de formation et des avenants pour les élèves en Formation Continue - Mise à jour et diffusion de la liste des élèves et du trombinoscope aux parties prenantes, constitution des groupes de TD - Organisation de la rentrée - Réponse aux questions des élèves sur la formation au quotidien - Production de statistiques et du reporting sur les promotions - Gestion des bulletins de salaire - Gestion des déplacements des élèves - Envoi des notes et des bulletins aux élèves - Gestion des inscriptions aux modules de spécialisation - Edition et envoi des bulletins de spécialisation - Contribution à l'animation du collectif des apprenants et des alumnis Suivi et gestion des absences et des ajustements individuels de parcours - Gestion des absences des élèves, de l'émargement - Gestion des reports de cours, des cas particuliers et des ajustements individuels de parcours Suivi des stages - Gestion des offres de stage (outil jobteaser) - Gestion des conventions de stage - Suivi des stages (répondre aux questions des établissements d'accueil, des maîtres de stage, des élèves) - Gestion des évaluations de stage - Récupération et distribution aux correcteurs des mémoires - Organisation les jurys de mémoire Communication/organisation d'évènements - Organisation d'événements / de réunions - Participation à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences ... - Contribution à la réalisation de documents relatifs aux manifestations, colloques PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES REQUISES - Sens de l'organisation, rigueur et autonomie - Très bonnes qualités relationnelles - Être force de proposition, esprit d'initiative - Capacité à travailler en équipe - Connaissance/maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et collaboratifs (Zoom, Teams, etc.) RENSEIGNEMENTS Poste de catégorie C, vacant à temps plein, à pourvoir dès que possible. Recrutement ouvert aux contractuels pour un contrat à durée déterminée de 6 mois. Lettre de motivation et CV détaillé à adresser par e-mail : job-ref-pjdxsv140y[at]emploi.beetween.com Date limite d'envoi des candidatures : 19/01/2025 Entretiens de recrutement pour les candidats présélectionnés : 27/01/2025 après-midi Renseignements administratifs : Marion GANIVET, Direction des ressources humaines - marion.ganivet[at]ehesp.fr