Référence CSP: ARS_2024-4743 Finalité et missions principales du poste Vous assisterez la direction de la DOS dans l'organisation quotidienne de travail et plus particulièrement son directeur /directrice adjoint(e). Vous assurerez l'interface entre les différents interlocuteurs notamment les conseillers médicaux, les responsables de départements, les directeurs, plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information. Ce qui implique la gestion de plusieurs agendas simultanément et de plusieurs boîtes mails génériques. Vous serez chargé(e) d'organiser et de coordonner des informations parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction. Cela comporte la gestion de courriers entrants et sortants tracés via un support de suivi à élaborer. Vous assurerez la gestion et la coordination d'instances pilotées par la DOS (planification, envoi des invitations, réservation de salle, production des comptes rendus et diffusion, préparation et mise en forme des arrêtés). Vous contribuerez à l'organisation d'évènements (journées thématiques, séminaires) et appuierez le directeur adjoint sur le volet communication interne de la DOS. Activités principales Organiser, optimiser et planifier l'activité de la directrice adjoint(e) : Gestion de messageries, d'agendas et de BAL fonctionnelles Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements Assurer la préparation des dossiers Assurer le suivi des courriers entrants et sortants Contribuer aux travaux communs confiés au pôle appui : organisation de séminaires, rédaction de documents, de synthèses (note, diaporama, tableau de bord.) destinés à valoriser/rendre compte des actions de la DOS. Organiser des réunions stratégiques transverses en appui des départements Réaliser les comptes-rendus Suivre les échéances Assurer le reporting Assurer le suivi RH et logistique en appui du directeur/directrice adjoint(e) des différents départements de la DOS Suivi RH de la direction, suivi du plan des locaux avec répartition des bureaux Suivi des besoins informatiques/matériels Gestion des nouveaux arrivants (s'assurer de la bonne installation et de la mise à disposition des outils nécessaires, message accueil de présentation) Assurer la continuité des activités de l'assistante du Directeur DOS pendant ses absences.