RESPONSABILITÉS : Missions principales : - Accueil physique et téléphonique du public - Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels - Gestion de la boîte mails de l'accueil - Elaboration de protocoles pour un accueil de qualité différencié : usagers, élus, candidats, habitants - Mise en œuvre des protocoles d'accueil et des protocoles de sécurité liés à l'accès au bâtiment - Proposition de mise en valeur des espaces d'accueil du siège - Elaboration et mise en œuvre d'un protocole de collecte et de gestion des réclamations - Reporting des situations complexes rencontrées - Réception, enregistrement, classement et transmission du courrier sur Dotelec - Gestion du stock et des commandes de fournitures en lien avec le service de la commande publique - Gestion des abonnements Missions ponctuelles : En soutien à la responsable du secrétariat général : - Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels - Organisation des réunions protocolaires (agenda, salles, accueil) - Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence - Mise à jour des tableaux de bord de la Direction - Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs) - Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération - Suivi de projets et activités de la direction - Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS - Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...) PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : - Excellentes capacités relationnelles - Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence) - Maîtrise des outils d'échange d'information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne) - Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook) - Connaissance du logiciel Ciril Savoir être : - Amabilité - Sens du service public - Disponibilité - Devoir de réserve / confidentialité et neutralité - Discrétion - Force de proposition - Anticiper et/ou faire preuve de réactivité - Faire preuve d'une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité) - Autonomie dans l'exercice de ses missions - Capacité à rendre compte à sa hiérarchie