Assistant de Direction - CDD 12mois F/H - Administration, gestion, organisation (H/F) 92 - BOULOGNE BILLANCOURT
Offre n° 9931128
Assistant de Direction - CDD 12mois F/H - Administration, gestion, organisation (H/F)
92 - BOULOGNE BILLANCOURT - Localiser avec Mappy
Publié le 04 juillet 2024
Descriptif du poste: L'Assistante de Direction reporte au Senior Vice-Président, responsable des affaires médicales mondiales, ainsi que des autres membres de l'équipe, le cas échéant. Ce rôle est responsable de toutes les fonctions logistiques et administratives afin d'assurer une interface professionnelle, une communication transparente et une coordination optimale des activités en leur nom. Objectif de la mission : Fournir à sa hiérarchie/au service une assistance dans la gestion de son activité, dans les conditions attendues de qualité, de fiabilité, d'efficacité et d'autonomie. Assurer la responsabilité de bout en bout de projets délégués, tels que l'organisation d'évènements (séminaires, comités ou conférences de grande ampleur). Principales responsabilités et tâches : Gérer les calendriers du département, y compris pour les réunions individuelles et de groupe, coordonner les installations. Solliciter activement des commentaires pour gérer les priorités conflictuelles, et communiquer et résoudre de manière proactive les conflits d'horaire. Fournir des copies des documents pertinents et d'autres information essentielles aux membres de l'équipe du département (et à d'autres personnes sur demande) avant les réunions. Gérer tous les aspects administratifs des projets assignés, y compris le développement d'une base de données pour suivre l'avancement du projet. Sous la direction du gestionnaire, EA est responsable du suivi des processus contractuels, y compris la saisie du contrat dans le système de gestion des contrats, la gestion des factures et des processus de bon de commande et la garantie que tous les paiements ont été effectués. Fournir un soutien administratif et de traitement de texte aux membres de l'équipe du département, notamment : relecture, édition et/ou rédaction de documents. Produire (dans Word et Power Point) et distribuer une variété de documents à l'usage du département ainsi que pour les réunions de département et interfonctionnelles. Coordonner les déplacements nationaux et internationaux des chefs de service conformément aux politiques de voyages d'Ipsen; préparer des itinéraires détaillés du départ au retour ; créer et soumettre des comptes de frais de déplacement dans Concur pour les chefs d'équipe de département ; organiser les déplacements des nouvelles recrues. Gérer et coordonner les besoins administratifs de l'unité commerciale, notamment : la tenue du système de classement/des dossiers ; listes de départements ; calendriers internes et de terrain ; calendrier des vacances de l'équipe ; et expédition/réception. Hiérarchiser les communications entrantes (courrier, e-mail, appels) tout en anticipant et en communiquant les actions/délais requis. Profil recherché: Éducation Diplôme d'associé en administration des affaires ou dans un domaine connexe d'un collège accrédité de préférence, des années d'expérience supplémentaires peuvent être remplacées. Diplôme baccalauréat et/ou universitaire. Expérience Minimum 3 ans d'expérience administrative dans le soutien de plusieurs membres d'une équipe, y compris au niveau exécutif/VP. Expérience en industrie pharmaceutique/biotechnologique/santé privilégiée Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais.
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail - Salaire
- Salaire brut : A partir de 45 k€ brut annuel
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 3 An(s)Cette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Cadre
- Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux
Entreprise
IPSEN
Ipsen est un groupe biopharmaceutique en forte croissance (+17%) spécialisé dans le développement de médicaments innovants en oncologie, neurosciences et maladies rares. Notre objectif est d améliorer la qualité de vie des patients au travers de la recherche de solutions nouvelles à des maladies invalidantes ciblées. Pour atteindre cet objectif, Ipsen est engagé dans le développement de ses 5700 collaborateurs présents dans 35 pays. Ipsen est une société biopharmaceutique mon...
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