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ASSISTANT DU DIRECTEUR DU GROUPE HOSPITALIER PELLEGRIN - H/F 33 - BORDEAUX
Offre n° 9998450
ASSISTANT DU DIRECTEUR DU GROUPE HOSPITALIER PELLEGRIN - H/F
33 - BORDEAUX - Localiser avec Mappy
Actualisé le 10 juillet 2024
Description : MISSIONS PRINCIPALES : 1/ AU TITRE DU SUIVI DES AFFAIRES GÉNÉRALES DU SITE : - Dossiers transversaux confiés en gestion directe par le directeur de site, en coordination avec la chargée des affaires générales du site 2/ AU TITRE DES INSTANCES DU SITE : - Formation Spécialisée (préparation du calendrier, des convocations, ordre du jour, organisation des réunions.) - Comité Consultatif Médical (préparation du calendrier, participation au copil et au bureau, rédaction du compte rendu) - Comité de Liaison Alimentation et Nutrition (secrétariat du CLAN, préparation de l'ordre du jour, suivi des dossiers.) - Association du Réseau CORENTAIN (organisation de l'AG, gestion des cotisations) - Dossiers pièces jaunes : suivi des demandes de subventions 3/ AU TITRE DU SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION DE SITE : - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Assurer le fonctionnement courant du secrétariat du directeur du Groupe Hospitalier Pellegrin et du directeur adjoint chargé des Affaires Générales du Groupe Hospitalier Pellegrin - Assurer la gestion et l'organisation quotidienne de l'agenda du directeur et du directeur adjoint - Assurer la préparation et le suivi des dossiers du Directeur - Relation avec les associations - Coordination de la réponse aux demandes de travaux et d'équipements - Gérer et suivre les congés de l'équipe de Direction de Pellegrin (enregistrement des demandes, demande validation, mise à jour des chronos, alimentation CET) - Assurer la gestion des réservations des salles de la Direction et des véhicules - Gestion des demandes d'évènements : réception des demandes, enregistrement, suivi et réponse - Gérer les stocks et les commandes des fournitures - Assurer la gestion et l'organisation des réunions/manifestations - Organiser les déplacements - Traiter les courriers et les mails - Prise de note, frappe, réalisation de courriers et mise en forme de document (PPT) - Assurer les missions de l'assistante de direction des soins en période de congés : traitement du courrier et des mails, élaboration des gardes administratives - Organiser le classement et l'archivage Profil recherché : Compétences techniques * Formation dans le domaine du secrétariat * Bonne expression orale et écrite * Connaissance géographique et organisationnelle du C.H.U. de Bordeaux * Connaissance de l'organisation du système de santé et hospitalier appréciée * Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet Compétences relationnelles * Disponibilité * Capacité d'observation et d'adaptation * Sens de l'écoute et de la communication * Diplomatie * Discrétion * Capacité à travailler en équipe Compétences organisationnelles * Rigueur, méthode, sens de l'organisation et des priorités * Sens des responsabilités * Capacité d'anticipation et d'initiative Expérience professionnelle * Expérience récente au sein du CHU de Bordeaux souhaitable. * Connaissance des réseaux internes au CHU. * Forte capacité d'adaptation et d'autonomie
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail - Durée du travail
-
Temps plein
Temps plein
Profil souhaité
Expérience
- Expérience souhaitée
Informations complémentaires
- Secteur d'activité : Activités hospitalières
Entreprise
CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE BORDEAUX
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