L'assistant de Projet assiste deux directions de projet sur une dizaine d'opérations dans la gestion administrative liée à la conduite des opérations. Contribution à la gestion des opérations : -participer à tout ou partie des réunions en lien avec les opérations -en lien avec l'autre assistant de projet, prendre en charge l'organisation des réunions, accueillir physiquement et téléphoniquement les personnes en relation avec les projets -assurer le suivi des temps par opérations à partir du système d'information dédié -contribuer à la constitution de documents relatifs au projet (états, rapports, ...). Gestion des documents : -contribuer à la constitution et à la mise à jour des bases d'informations partagées du projet (listes de contacts, documentation, dossiers, ...) -traiter les documents administratifs, l'enregistrement dans le respect du SMQE, la mise en signature dans le respect des délégations de signatures, la numérisation, la diffusion, -participer à l'archivage des documents à la clôture des projets Gestion administrative, financière et achats-marchés des projets : -assister le responsable de projet dans la gestion administrative du volet technique du projet (courriers, réceptions de travaux, bordereaux de suivi des déchets, déclarations obligatoires, gestion administrative des concessionnaires, collecte des DOE, dossiers de remise en gestion, dossiers de demande de permis de construire,...) -contribuer à la constitution administrative des dossiers de marchés, en dehors des tâches incombant au Département Achats et Marchés et des réponses aux appels d'offres -rédiger les bons de commande et ordres de services relatifs aux marchés du projet -tenir des tableaux de bord de suivi de commandes et de marchés -lancer des requêtes dans le logiciel de gestion financière des projets pour consultation du suivi des facturations des fournisseurs et de leurs encaissements -assurer l'interface avec les directions financière et comptable dans le cadre de la gestion des marchés, le paiement des fournisseurs, et la résolution des situations -préparer des dossiers et documents pour les revues de projet, les comités de pilotage,... -avoir des notions de droit des marchés publics pour la constitution et le suivi des marchés et des réponses aux appels d'offres -capacités avérées dans le suivi des procédures des engagements budgétaire et de gestion des factures (commandes, marchés, accords-cadres, ...) -avoir de bonnes capacités rédactionnelles -maîtriser les outils bureautiques (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, ...) -être organisé et anticiper les difficultés -être proactif et réactif -expérience souhaitée dans des activités équivalentes (assistance dans les métiers de la maîtrise d'ouvrage publique ou de l'aménagement)