Référence CSP: 2025-2001403 Missions principales -Assurer le secrétariat et l'assistance administrative, technique et logistique du.de la doyen.ne, des vice-doyen.ne.s, du.de la Directeur.rice des Services d'Appui et du.de la Directeur.rice Adjoint.e des Services d'Appui de la Faculté - Participer à la mise en œuvre de la vie institutionnelle de la Faculté (conseils, conseils restreints, commissions...) - Participer aux opérations électorales de la composante (Conseils, Commissions, Instances, Départements...) - Mettre en oeuvre les missions relevant du bureau des affaires institutionnelles : accords, conventions, ... 17 Conseils Pléniers et 19 conseils Restreints sur l'année universitaire 2023-2024 8 élections 34 délibérations Activités principales et associées Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure = Gérer les plannings et les agendas de l'équipe de Direction, et des réunions des instances Gérer le courrier, la messagerie Appliquer des procédures de gestion Gérer des bases de données, mettre à jour des indicateurs Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers Suivre les différentes phases de procédures administratives et d'instruction des dossiers Assurer le suivi des décisions et leur exécution Participer à la veille juridique Élaborer des fiches de procédures Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externes Gérer les aspects logistiques Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe Organiser le classement d'un fonds documentaire Procéder à l'archivage des pièces administratives Contribuer à la réalisation de tableaux de bord préparer les séances du Conseil et des commissions facultaires (convocation des élus, listes d'émargement, documents préparatoires) établir les relevés de décision, compte-rendu des conseils, relevés de décision des commissions formation et recherche Participation aux processus électoraux