Description du poste : Descriptif de l'offre Nous recherchons pour compléter notre équipe comptable, un(e) Assistant(e) Secrétaire / Comptable. Ce poste par nature proche du terrain, nécessite avant tout une bonne connaissance du magasin et de ces produits. Votre vraie plus-value sera une motivation du travail bien fait, une rigueur dans le traitement des achats et surtout un vrai lien avec les équipes. POSTE : Assistant(e) Secrétaire / Comptable, Niveau 1A Attributions : liste non limitative susceptible d'évolution. 1- MISSIONS L'Assistant(e) Secrétaire/Comptable participe à la fonction administrative de l'entreprise en assurant la réception et le traitement des éléments relatifs aux achats. L'Assistant(e) Secrétaire/Comptable travaille sous la responsabilité du Responsable Comptable pour la partie Comptable et le Responsable Administratif et Financier pour la partie RH . Il / elle travaille en équipe. Il / elle est au contact des fournisseurs et des équipes du magasin. Ø Rigueur et professionnalisme de ses tâches pour le traitement des factures d'achats de marchandises ; Ø Respecter ses horaires ; Ø Veiller à sa présentation générale ; Ø Etre respectueux de ses collègues et de sa hiérarchie ; Ø Rendre compte à sa hiérarchie ; Ø Respecter le règlement intérieur ainsi que les règles de sécurité en vigueur dans le magasin et les bureaux. 2- FONCTIONS A. Principales Commerciale Ø Être garant de la saisie dans le logiciel de gestion de l'ensemble des factures d'achats de la centrale et des fournisseurs directes sur le périmètre de l'hypermarché et du DRIVE tout en tenant compte de l'affectation par rayon; Ø Suivi des factures en relation avec les équipes commerciales pour une adéquation entre commande - livraison - facturation ; Ø Gestion des litiges client et respect des délais de traitement pour garantir les délais de paiement; Ø Traitement des rétrocessions internes / externes Ø Aide à la saisie des éléments qui vont permettre les déclarations de toute nature; Ø Effectuer l'intégration des catalogues par période et la remonté des accords B. Principales RH Ø Gérer les temps de travail (modulation) du personnel, les congés et les absences (maladie, accidents du travail...), et assurer la mise à jour du logiciel de gestion de temps et du logiciel de paie. Ø Assiste le Responsable Administratif et Financier sur les relations avec les instances légales et les organismes de santé pour les diverses déclarations et démarches à effectuer (assurance maladie, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, Urssaf, caisses de retraite, Pôle emploi...). Ø Produire les documents à la demande des instances représentatives du personnel (IRP) : CSE et partenaires sociaux Ø Assurer l'interface avec les salariés pour les questions relatives à leurs droits et obligations. Ø Traiter le courrier administratif (démissions, attestations, traitement de mesures disciplinaires, procédures de licenciement...). Ø Actualiser les supports de suivi et de gestion (mise en place et mises à jour des outils de travail RH et de paie). Ø Participer à l'élaboration des dossiers liés aux obligations de l'entreprise (bilan social, rapport formation égalité hommes/femmes, accords seniors...) et participer à l'établissement du bilan social et des tableaux de bord de l'entreprise. Ø Saisir les éléments variables de la paie : acomptes, absences, congés etc. Ø Établir les bulletins de paie et les mettre sous enveloppe. Ø Suivre les données statistiques et de suivi à destination des opérationnels. Ø Rédiger les profils de postes et les offres d'emploi. Ø Assurer la diffusion des offres en interne et en externe. Ø Présélectionner les candidatures (réception, tri et sélection des CV). Ø Établir un planning d'entretiens et organiser les rendez-vous de recrutement. Ø Préparer les documents administratifs d'embauche d'un salarié : promesses d'embauche, DPAE (déclaration préalable à l'embauche), contrats de travail, avenants, visites médicales, mutuelle.... Ø Organiser l'intégration d'un nouveau. Ø Prendre en charge le suivi des périodes d'essai. Ø Suivre les campagnes des différents entretiens (annuels/professionnels) C. Principales Administrative Ø Participer à la bonne gestion administrative de l'entreprise ; Ø Traiter les différents documents administratifs ; Ø Gérer les appels téléphonique concernant les rayons du magasin : réception des appels, prise de message ; orientation des appels vers les responsables de rayons et primo renseignement ; Ø Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer ; Ø Transmettre les demandes ; Ø Procéder à l'indexation, au classeme