RESPONSABILITÉS : Mission générale DOP RU L'assistant(e) de direction organise pour la Directrice DOP RU, en coordination avec l'équipe de la direction Générale et l'équipe PARC DRCI, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Il est également chargé de la tenue de l'agenda, de l'organisation des réunions et de la gestion des déplacements professionnels de la Directrice DOP RU. Il contribue tout particulièrement à la programmation et au suivi des groupes projets en lien avec les dossiers de la DOP RU, en articulation avec le chargé de projet DOP. Il contribue également à l'organisation et à la gestion des instances pilotées par la Directrice DOP RU, notamment le Comité de la recherche clinique en lien avec l'équipe PARC DRCI et assure un suivi des instances où la DOP RU siège comme représentante du CHR MT, et en particulier pour les instances liées à l'universitarisation dont les CAP COPIL universitarisation, l'HAD (CA et AG HAD) et le SAS (copil SAS), ainsi que les Groupes de Travail spécifiques en lien avec le dossier universitarisation (GT recherche / GT démographie, etc.). Il met à jour les listes de diffusion mail relatives aux projets de la DOP RU, prépare et assure la diffusion des notes d'informations et procédures relatives à la DOP RU (en articulation avec l'équipe PARC DRCI pour les sujets recherche), contribue à l'élaboration et au suivi de conventions et assure toute autre mission qui pourrait lui être confiée. Des missions spécifiques en lien avec les instances liés à la gestion de projet au sein du CHR MT ou avec les procédures et outils déployés en gestion de projet pourront lui être confiés. Activités précises ▪ Accueil physique ▪ Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques ▪ Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ▪ Organisation de réunions, visites, conférences, événements ▪ Rédaction et mise en forme de notes, documents, rapports, notes de synthèse ▪ Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ▪ Prise de rendez-vous / gestion des agendas ▪ Gestion des stocks de matériel ▪ Secrétariat des instances : préparation de l'ordre du jour, rédaction et/ ou suivi des PV d'instances (hors CR2C) PROFIL RECHERCHÉ : Spécificités du poste Types d'horaires : à affiner en fonction de l'organisation arbitrée, par défaut 9h-13h ou 13h-17h pour un mi temps. Autres spécificités ▪ Discrétion requises ▪ Dates de congés à articuler (en fonction du binome s'il y en a un) Compétences requises Savoir-faire requis Utiliser les outils bureautique et les technologies de la communication M S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés M Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics E Savoir prendre des notes rapidement M Savoir rédiger (respect de la syntaxe, de l'orthographe et de la grammaire) M Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire M Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites M Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel M Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures E Travailler en équipe/ en réseau M Techniques de secrétariat M Techniques d'accueil physique et téléphonique E Classement archivage E S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise Savoirs requis Bureautique M Savoir-être requis ▪ Très bonne présentation ▪ Discrétion, loyauté ▪ Sens de l'initiative ▪ Réactivité ▪ Disponibilité ▪ Capacité à négocier, diplomatie ▪ Capacité à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle ▪ Esprit d'équipe ▪ Capacité de travail ▪ Sens de l'anticipation ▪ Sens de l'organisation, ordre et méthode. Esprit de synthèse Formation et expérience professionnelle ▪ Formation en secrétariat et gestion administrative ▪ BTS assistante de direction ▪ Expérience professionnelle similaire d'au moins 24 à 36 mois