Référence CSP: O059241/216000453 Rattaché.e à la direction adjointe du Cabinet et à la Direction de la communication, vous apportez un appui permanent en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, et de suivi de dossiers et d'activité. Vous jouez le rôle d'interface entre les différents interlocuteurs internes et externes. Organiser la vie professionnelle Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction Organiser les déplacements Rappeler les informations importantes et transmettre des messages Etablir une relation de confiance avec le Directeur ou de la Directrice et les services Suivre les projets et activités de la Direction Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction Assurer la gestion administrative de dossiers Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers Préparer les dossiers en amont de réunions ou rendez-vous Saisir des documents de formes et contenus divers Assurer le suivi et la gestion du courrier de la Direction Organiser le classement et l'archivage de dossiers Gérer la communication interne et externe Assurer une permanence d'accueil physique et téléphonique du public, interne (élus, direction générale, services) et externe (partenaires, fournisseurs, institutionnels, ...) Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques Participer à l'organisation des réunions, conseils, assemblées délibérantes Organiser et planifier des réunions Déterminer l'ordre du jour, fixer la date, l'heure et le lieu de la réunion Organiser la logistique nécessaire. Informer les invités et entités concernées (internes ou externes). Préparer alors les dossiers ainsi que les supports de communication à utiliser. Prendre des notes lors des réunions Rédiger des comptes rendus et des procès-verbaux Suivre et préparer les conseils municipaux et communautaires Suivre et préparer les manifestations