POSTE : Secrétaire Service Production Lait H/F DESCRIPTION : Mission 1 : Assurer le secrétariat de la direction et du service production lait - Afficher l'agenda du responsable du service ; - Organiser les déplacements (réservation hôtel, billet de train) ; - Préparer et organiser les réunions avec les prestataires externes (traiteurs, réservation de salle) et internes (service communication) ; - Participer aux Commissions et Bureaux Lait (préparation des supports de réunion, prise de note, rédaction compte-rendu) ; - Peut être amené à organiser des manifestations extérieures liées à l'activité ; - Filtrer et recevoir les visiteurs et les communications téléphoniques et, en l'absence du responsable, donner les réponses appropriées dans le cadre des dossiers traités régulièrement ; - Assurer le premier niveau de réponse aux clients / adhérents et réorienter vers les techniciens référents si besoin ; - Rédiger les courriers d'après les directives générales qui lui sont données ; - Effectuer le traitement et l'expédition du courrier et transmettre la correspondance importante à son responsable. Effectuer de sa propre initiative la correspondance courante selon les directives habituelles ; - Assurer la transmission des factures entre la Direction et le service comptabilité ; - Tenir à jour le classement, les archives et la documentation du service ; - Peut être amené à gérer le stock de fournitures pour le service ; - Peut être le correspondant des organismes professionnels, administrations, fournisseurs Mission 2 : Coordonner l'information au sein du service - Assurer la diffusion de l'information au sein de l'activité et faire le lien avec les autres services / activités ; - Coordonner la rédaction du magazine de l'activité ; - Mettre à jour les informations sur l'intranet et l'extranet, et envoyer les communications papier auprès des producteurs. CDD de remplacement PROFIL : Maîtrise des outils bureautiques et capacité d'adaptation aux progiciels Connaissance d'une méthode de prise de notes rapide Capacité relationnelle Qualité rédactionnelle Ref : vkqilfs5oe