RESPONSABILITÉS : Conditions d'exercice : Création ou vacance poste : Poste vacant Catégorie d'emploi et corps : Catégorie B Emploi-type REFERENS III : J4C42 – Technicien-ne en gestion administrative Localisation du poste : Maison de la Recherche - 4 rue des Irlandais 75005 Paris Activités principales : - Gestion des dossiers d'admission ; doctorat, cotutelle, séjours : réception, vérification et enregistrement des dossiers. - Suivi des réinscriptions en doctorat et cotutelle, des dérogations et des césures et des transferts (arrivée/départ), des CSI. - Inscription des doctorants et HDR. - Organisation administrative et logistique des soutenances doctorat et HDR, gestion financière, réservations de billets / hôtels pour les membres d'un jury - Élaboration et suivi des conventions : séjour de recherche, cotutelle, de codirection nationale et internationale. - Assister les directeurs de l'école doctorale dans les démarches administratives et les conseils de l'école doctorale. - Capacité à gérer des réunions et leurs comptes-rendus : planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des invités, rédaction des procès-verbaux, création d'un vadémécum, suivi des actions décidées en séance, actualisation de la page internet, référent du pôle concernant la règlementation en lien avec le service des doctorats. - Coordination inter-service sur les sujets transversaux liés au doctorat : lien avec la DEVU, la DAI, la DBU, service juridique.... - Mise en place des outils de gestion administratives, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du service : rédaction de notes, création de tableaux de suivi et de pilotage... - Connaissance des logiciels-métiers de type ADUM. - Veille réglementaire et adaptation des procédures. - Création de diplômes antérieurs à l'année 2006 - Elaboration de tableaux de bord – suivi des indicateurs de pilotage : Premiers inscrits par ED, Unités de recherche et DR, soutenance par année civile, thèses en cours, doctorants inscrits administrativement, abandons - Archivage des dossiers. - Dématérialisation progressive de tous les dossiers. - Accueil et renseignements auprès des usagers et des enseignants chercheurs. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances : • Connaissance approfondie de la réglementation des études doctorales. • Connaissance de l'environnement professionnel et capacité à s'y situer. Compétences opérationnelles : • Excellente maîtrise technique du domaine d'activité et des outils. • Qualité d'expression écrite et orale. • Grande capacité d'analyse et de synthèse. • Capacité à trouver et diffuser l'information (assurer une veille réglementaire). • Connaissance des logiciels-métiers de type ADUM. • Maitrise de l'outil Apogée. Compétences comportementales : • Sens du travail en équipe. • Capacité à respecter l'organisation collective du travail. • Transmettre l'information et rendre compte. Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience : Baccalauréat