MISSIONS GENERALES : Assurer l'accueil des visiteurs de l'entreprise et être l'appui administratif de l'équipe commerciale, administration des ventes, approvisionnement et de la direction. Accueillir · Les visiteurs (clients, fournisseurs, institutionnels, représentants, etc.) · Les appels téléphoniques, répartir les appels et prendre précisément note des messages · Transmettre les réponses aux clients/fournisseurs si besoin. · Les mails : gérer la boite mail générale de l'entreprise. Assister l'administration commerciale · Classer et suivre les devis émis, archiver les devis non aboutis · Rechercher des dossiers archivés. · Participer à la préparation de la réunion hebdomadaire de planification · Participer aux relances de régularisation de commandes. Assister l'administration des ventes et la logistique · Réceptionner, éditer les commandes clients · Préparer les dossiers pour chaque commande en vue de la revue commerciale (sortir le devis, imprimer les plans, vérifier les prix en cas de commande "magasin", rechercher l'historique si besoin). · Editer et transmettre les accusés de réception de commandes aux clients. · Etablir les factures pro-forma et suivre les règlements d'acomptes en collaboration avec la comptable. · Gérer le portefeuille de commandes en cours · Editer les bons de livraison et préparer les documents spécifiques · Gérer la logistique Clients et fournisseurs : Organiser les transports · Préparer les dossiers pour la facturation · Suivre les commandes en attente de régularisation. Assister les achats · Saisir les commandes d'achats · Assister les chargés d'affaires dans les consultations fournisseurs et le suivi des délais de livraison · Saisir les réceptions achats · Assurer la gestion des stocks de fournitures et consommables de bureau. Logistique et vie de l'entreprise · Gérer le parc de véhicules, (réservation, tenue du registre, remise des clés et des papiers). · Prendre les rendez-vous de visite (vidange, contrôle anti-pollution.). · Classement, archivage (papier et électronique). · Gérer les évènements de la vie de l'entreprise (Salon, Repas, réunion ...)