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assistant protocolaire polyvalent H/F - EC20624 21 - DIJON
Offre n° 0277202
assistant protocolaire polyvalent H/F - EC20624
21 - DIJON - Localiser avec Mappy
Actualisé le 17 juillet 2024
assistant protocolaire polyvalent H/F - EC20624 Au sein de la Cellule Protocole, 1) Suit et met à jour les listes protocolaires : - Assure la constitution, la gestion et la mise à jour des listes protocolaires, - Fait une veille documentaire pour la mise à jour des listes. 2) Gère les invitations : - Rédige les invitations, - Effectue le publipo ... - Gère la représentation du Président lors des évènements auxquels il ne peut pas assister. 3) Passe les commandes et rédige les marchés publics en concertation avec le Service Achats : - Passe les commandes pour les évènements (matériels,...) - Rédige les marchés publics pour les besoins du Président et de son Cabinet (traiteurs, boissons,...) en concertation avec le Service Achats. - Participe à la gestion des stocks en collaboration avec le Responsable de la Cellule. 4) Fait de l'accueil lors de cérémonie : - Assure l'accueil des invités lors de manifestations, 5) Met à jour les synoptiques des installations : - Prépare et envoie pour im ... Reprographie les documents pour la mise en place des salles (chevalets,...), - Définit la configuration des salles (théâtre, conférence, cinéma,...) et les matériels nécessaires au bon déroulement des réunions et des réceptions (sono, vidéoprojecteur,...). - Envoie les demandes d'outils informatiques à la Direction du Numérique nécessaires pour lors des manifestations (accès wi-fi, visioconférence,...), - Envoie la liste des matériels nécessaires au bon déroulement des manifestations à la Cellule Logistique (nombre de chaises, disposition des salles,...). 6) Prépare les manifestations: - Installe les chevalets, la signalétique pour les réunions et les évènements. 7) Assure la suppléance de l'assistante du Directeur Général des Services : - Gère l'emploi du temps du Directeur Général : suivi, priorisation des demandes selon l'urgence des dossiers, conseils et propositions, - Organise des séminaires, - Filtre les communications téléphoniques, apporte une première réponse si besoin et redirige l'appel vers le service concerné, - Prend les initiatives nécessaires afin d'assurer le bon fonctionnement quotidien de la Direction, - Prépare certains documents pour les réunions du Directeur Général, - Réceptionne et oriente le courrier -arrivée- destiné au Directeur Général, - Réceptionne et fait suivre les parapheurs signés par le Directeur Général et le Président, - Gère le cloud après signature du Directeur Général et du Président (vérification et retour des documents signés par le Président et par le Directeur Général vers les pôles), - Gère les demandes de notes du Cabinet pour l'organisation des réunions du Président ou de l'élu qui le représente et du Directeur de Cabinet, - Enregistre les notes visées par le Président, - Gère les demandes de représentation du Président par les Pôles ou Directions en lien avec le Cabinet, - Gère les demandes du Président adressées par la cheffe de Cabinet (dossiers réservés), - Gère le logiciel de réservation des salles de réunions (Hôtel du Département, Cité Administrative Henry Berger) et gère la salle de convivialité, - Participe à l'accueil du public à la Direction Générale, Contexte particulier : - Très grande disponibilité, week-ends et jour fériés compris, - Adaptabilité - Discrétion - Sens aigu de l'organisation - Etre titulaire du permis B, - Avoir une bonne présentation : relation avec les élus et partenaires extérieurs.
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
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