Assurer la gestion administrative et opérationnelle au sein de son service/site. Gestion administrative technique - Participer aux réunions d'administration et d'exploitation du site avec le propriétaire, les locataires et les entreprises et le responsable d'opérations - Retranscrire les compte-rendu - Gérer le classement et l'archivage des pièces papier et informatique - Gérer les tableaux de suivi des contrats du site et contrôler la qualité de certaines prestations avec le responsable de service/site - Réaliser, affranchir, poster et dispatcher les courriers (chrono, agenda) - Gérer des appels téléphoniques (relations clients et fournisseurs) - Commander les fournitures de bureau - Etablir et envoyer les bons de commande - Gérer des dossiers assurances - Etablir des rapports d'exploitation avec le responsable de service/site Gestion administrative du patrimoine - Rédiger les comptes rendus de réunion - Aider à la planification des rendez-vous et réunions - Aider à la rédaction et mettre en forme le courrier des membres de l'équipe - Mettre à jour les données locataires : congés, arrêtés de comptes, RIB. - Constituer les dossiers de reporting trimestriel mandant et le transmettre au client - Assurer le suivi de divers tableaux de bord - Assurer le classement physique des pièces de gestion, favoriser la gestion dématérialisée de l'ensemble des documents - Assurer le suivi et la transmission des états informatiques - Réaliser des activités ponctuelles selon les priorités de l'équipe de gestion : intégration des données de gestion dans l'outil informatique, aide à la préparation des dossiers de data-room etc. - Apporter son assistance à l'équipe de gestion dans l'activité du service/site Gestion et suivi budgétaire - Gérer la facturation exploitation et travaux. - Etre en relations avec le comptable en charge de la comptabilité générale du site. - Enregistrer les factures à l'aide du logiciel comptable (Altaix) - Contrôler les dépenses et suivre les comptes en relation avec la Comptabilité - Préparer, en accord avec sa hiérarchie, les différentes Assemblées Générales auxquelles il/elle participe et en établit les rapports de délibération, ainsi que pour les conseils syndicaux. Relations client - Assurer les tâches administratives de gestion courante et apporter son assistance aux membres de l'équipe - Donner un premier niveau d'information aux différents interlocuteurs (locataires, prestataires etc.) - Apporter les réponses aux courriers de réclamations en lien avec l'équipe de gestion - Prendre en charge les appels téléphoniques clients et le courrier (réception, tri et envoi) - Favoriser la bonne circulation des informations entre les membres Niveau Bac + 2 en immobilier/commercial/gestion/assistanat - Première d'expérience sur un poste similaire - Maîtrise des outils informatiques (bureautique et outils métiers) Bonne gestion des priorités - Sens du service client - Dynamisme, rigueur et autonomie - Goût du travail en équipe - Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles