Référence CSP: 2025-1797357 Assister la directrice et ses adjoints dans la planification et l'organisation de leur travail : - accueil physique et téléphonique de la direction. - gestion et organisation des agendas de la direction. - gestion relations secrétariat préfet (directeur de cabinet, secrétaire général et sous-préfets) et organisation de réunions déplacements en commun préfecture et DDETS. - tri et orientation des mails (boite Direction et boite DDETS B) . - gestion du courrier arrivée départs site b en lien avec les 2 autres assistants du pôle. - mise en forme de courriers, comptes-rendus de réunion, actualisation de documents divers. - planification et organisation des réunions ou rendez-vous avec les partenaires institutionnels ou associatifs, les chefs de service et leurs adjoints, les représentants du personnel. - préparation des dossiers en amont des réunions. - envoi des invitations convocations par mails des instances existantes sur le champ du travail et de l'emploi. - gestion réservation salle et liens de connexions. - préparation des déplacements, constitution des frais de déplacement des personnels de direction. - gestion du planning des congés de l'équipe de direction. - gestion des fournitures pour l'équipe de direction. - classement et archivage des dossiers, des fiches existantes, des notes. Assurer la fluidité de la communication et de l'information au sein de la structure et vis-à-vis des usagers et partenaires externes: - secrétariat téléphonique particulier (filtrage des appels téléphoniques), - interface entre les agents ou les personnes extérieures et la direction, - rédaction et diffusion des informations à destination des personnels, - transmission d'informations en interne et en externe, - lecture et orientation des messages de la boîte mail fonctionnelle (DDETS-direction et ddets dir-B), archivage des messages transmis, - traitement du courrier départ pour l'équipe de direction, - gestion des courriers réservés, - réalisation revue de presse quotidienne à partir des journaux locaux et diffusion des articles de presse selon instructions de la direction, - communication : actualisation du site intranet de la DDETS, interface avec le service communication de la préfecture, actualisation et classement des fichiers/dossiers sur le serveur, Faciliter le fonctionnement de la structure : - assurer le secrétariat du codir - gérer le planning des astreintes en lien avec l'autre agent en charge de e la gouvernance - appui à la gestion logistique et des fournitures : alerter sur les difficultés, appui à leur résolution. Faire le lien avec les 2 autres agents site A du pôle ressources de la DDETS et assurer continuité du service. Liaisons hiérarchiques : Directeur et directeurs adjoints de la DDETS. Liaisons fonctionnelles : L'ensemble des agents de la DDETS - secrétariat de la préfecture - personnes extérieures à la direction. Groupe RIFSEEP : 2