Référence CSP: O006250/729001801 Ce poste occupe un rôle central en assurant le suivi administratif de la DGST, garantissant la conformité des procédures et la fiabilité des données. Vous faites le lien avec les services opérationnels et la direction Administrative et Financière de la DGST, et contribuez au bon fonctionnement quotidien du service dans une logique d'efficacité et de performance. Vos missions sont les suivantes : - Préparer et mettre en forme des courriers, notes, notifications, éléments de langage relatifs à tous dossiers ; - Programmer les réunions en interne et externes à la DGST ; - Réceptionner, répartir et suivre les doléances (mails, courriers, appels) et assurer un appui opérationnel et organisationnel en lien avec la direction support ; - Gérer les parapheurs physiques et/ou numériques, assurer leur traçabilité et relancer les validations si besoin ; - Participer à l'organisation logistique et humaine du service (réunions, ordres de missions, planning d'accueil nouvel arrivant, etc) ; - Suivre les délibérations, réaliser un classement, un archivage et une anticipation au regard des planifications des instances ; - Participer aux réunions avec les services opérationnels et contribuer à la complétude des tableaux de pilotage notamment le suivi du plan de charge des services opérationnels qui composent la DGST ; - Gérer l'agenda, l'accueil physique et téléphonique de la Directrice Générale des Services Techniques ; - Assurer le classement, l'archivage et la sauvegarde des documents (conventions, notes internes, etc) en lien étroit avec la direction Administrative et Financière ; - Rédiger des comptes rendus des réunions de service, assurer la bonne circulation de l'information au sein de l'équipe ; - Renfort ponctuel possible auprès des autres assistantes administratives de la DGST (augmentation de l'activité, congés, etc) ; - Assurer le volet RH de la DGST et participer à l'organisation des comités de sélection ou jurys en lien avec la DRH (convocations, préparation, logistique).