RESPONSABILITÉS : L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e secrétaire de direction au sein du service prévention des risques. Mission 1 : Gestion des visites médicales des agents de l'université Organisation et planification • Suivre les tableaux de bord relatifs aux visites médicales des agents. • Planifier les rendez-vous médicaux et alimenter les plannings de visites. • Rédiger et envoyer les convocations aux agents concernés. • Gérer les aléas de planning (annulations, reports, reprogrammations). • Planifier la campagne de vaccination grippale Suivi administratif • Réceptionner et enregistrer les comptes rendus démédicalisés transmis par le service de médecine du travail. • Mettre à jour les fiches individuelles de suivi des visites médicales. • Contribuer à l'élaboration du rapport annuel relatif au suivi médical des agents. Mission 2 : Secrétariat du service prévention des risques • Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriers entrants et sortants. • Assurer le secrétariat de la F3SCT • Réaliser le classement, l'archivage et le suivi documentaire du service. • Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi. • Participer à l'actualisation des pages intranet dédiées à la prévention des risques. • Aide au suivi du budget Mission 3 : Gestion administrative des formations sécurité des agents de l'université • Recenser et centraliser les besoins en formations à la sécurité au sein des composantes et services. • Organiser et suivre les sessions de formation et de recyclage obligatoires (secourisme, habilitations, etc.). • Mettre à jour les bases de données et listes des agents formés aux différents dispositifs de sécurité. • Veiller à la cohérence entre les formations suivies et les aptitudes médicales requises pour certaines activités. • Élaborer et actualiser les tableaux de bord de suivi des formations. Missions 4 : Gestion des Vérifications Générales Périodiques (VGP) • Demande de devis • Planification des contrôles avec les prestataires • Réception des rapports de vérification • Transmission des rapports aux différents services • Tenir à jour le plan d'actions PROFIL RECHERCHÉ : Compétences : · Maîtrise des outils bureautiques · Connaissance du cadre réglementaire en santé et sécurité au travail dans la fonction publique · Gestion administrative et suivi d'activité · Respect des échéances réglementaires · Gestion documentaire et archivage Savoir-faire : · Planifier et organiser des rendez-vous · Rédiger des courriers administratifs et comptes rendus · Assurer le suivi administratif de dossiers individuels · Exploiter et analyser des données pour produire un bilan annuel · Mettre à jour des bases de données et outils de suivi · Gérer et actualiser des contenus sur intranet · Coordonner différents interlocuteurs (médecine du travail, formateurs, services RH, agents) Savoir-être : · Rigueur et sens de l'organisation · Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité (données médicales) · Sens du service public · Autonomie · Réactivité face aux imprévus (annulations, urgences médicales) · Capacité d'adaptation · Esprit d'analyse et de synthèse (bilans, rapports annuels) · Aisance relationnelle (agents, encadrants, médecins, organismes de formation) · Sens des priorités · Travail en équipe Contraintes particulières : • Gestion d'informations sensibles et confidentielles liées au suivi médical des agents, impliquant une stricte obligation de discrétion professionnelle. • Activité impliquant de nombreux échanges avec différents interlocuteurs (services de l'université, médecine du travail, organismes de formation). • Adaptation aux évolutions réglementaires en matière de santé, sécurité et prévention des risques au travail. Type de recrutement Poste de catégorie B ouvert uniquement à la mobilité interne. Date limite de réception des candidatures : 18/04/2026