Référence CSP: O014250/107001383 Le cabinet du Maire garantit la cohérence des projets et des missions menés par le Maire-Président ainsi que le lien entre le Maire-Président et ses Adjoints. Il travaille en concertation avec les directions du cabinet, la direction des relations publiques et du protocole, la direction de la communication ainsi qu'avec l'ensemble des services de la Ville de Caen et de son CCAS, afin de valoriser l'action politique menée par le Maire. Sous l'autorité de la directrice de cabinet et de son adjoint, vous êtes en charge d'assurer leurs secrétariats. Vous gérez leurs agendas et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements. Vous préparez les dossiers journaliers et vous assurez le suivi et la gestion des représentations du Maire. Gestion de l'agenda de la Directrice et du directeur adjoint de cabinet et de leurs contacts - Organiser l'agenda et planifier les rendez-vous, réunions et visites de terrains et d'entreprises, en lien avec le directeur de cabinet - Saisir et mettre à jour le calendrier Outlook et les fiches contacts - Assurer le suivi et la gestion des représentations Gestion administrative - Préparer les dossiers journaliers après avoir recueilli tous les éléments de contextes nécessaires à la tenue des rendez vous ou réunions auprès des services concernés - Rédiger et mettre en forme les courriers, accusés de réception - Gérer les dossiers de la Directrice de Cabinet - Suivi des signatures des délibérations et des dossiers de municipalité - Rechercher, réceptionner et diffuser les informations ou documentations - Réaliser le classement et l'archivage des dossiers papier et informatique Accueil physique et téléphonique - Accueillir les visiteurs de la Directrice et de son adjoint - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques Activité ponctuelle Remplacer son binôme en cas d'absence (secrétariat du Maire)