Référence CSP: O040250/728000551 Sous la responsabilité de la secrétaire de mairie, l'agent assure l'accueil du public ainsi que d'autres tâches administratives liées à la vie civile et citoyenne des usagers, en assurant un accueil de qualité tant dans l'information et l'orientation des usagers que dans la délivrance de services. Accueil du public - Accueillir et renseigner le public sur place et par téléphone - Orienter le public vers les services ou organismes compétents - Noter les réclamations et les messages en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet et les transmettre pour traitement Gestion du courrier - Enregistrer le courrier postal - Assurer la diffusion du courrier auprès du maire et/ou de la secrétaire de mairie - Rédiger la correspondante courante, taper le courrier et le mettre à la signature - Assurer le traitement des courriers départ - Archiver le courrier Cartes identité et passeports - Assurer le poste de pré-accueil téléphonique et physique. - Gérer et optimiser le planning des rendez-vous. - Contrôler la validité des dossiers (Photo, documents fournis). - Contrôler les documents et alerter en cas de problème. - Transmettre les dossiers aux autorités compétentes (Préfecture / CERT de la région). - Remettre et délivrer les documents d'identité. - Traiter la partie administrative (statistiques, destruction des anciens documents, ...). - Suivre les dossiers douteux ou problématiques. Etat civil - Constituer les dossiers liés à l'état civil : réponse aux demandes d'actes par les usagers ou les services publics - Gérer les dossiers de recensement citoyen - En l'absence de la secrétaire de mairie, préparer les actes d'état civil (saisie, impression et gestions des démarches annexes) Urbanisme - Réceptionner les dossiers déposés au guichet d'accueil - Enregistrer les demandes d'urbanisme dans le logiciel spécifique - Préparer l'envoi des dossiers au service instructeur - Préparer les documents en retour du service instructeur pour signature et transmission au pétitionnaire - Archiver les dossiers terminés Location des salles municipales et du gîte - Accompagner les visites pour les locations de salle, et diffuser les informations liées aux conditions de location (durée, tarifs...) - Réceptionner les demandes et les intégrer au planning après avis du maire et /ou de la secrétaire de mairie - Préparer les contrats de location et, en l'absence de la secrétaire de mairie, percevoir les paiements en tant que régisseur suppléant, - Réaliser les remises de clés et les états des lieux avant et après location Information - Sous le contrôle de la secrétaire de mairie, mettre à jour le site Internet de la mairie (articles à publier, planning de location des salles) - Préparer les tirages du bulletin municipal d'information - Préparer les documents de communication fournis par les associations et à diffuser dans la commune Archivage - Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques.