Description : EXIGENCE INSTITUTIONNELLE CHAQUE AGENT EST TENU AU SECRET PROFESSIONNEL, AU DEVOIR DE DISCRÉTION PROFESSIONNELLE ET AU RESPECT DES RÈGLES DE CONFIDENTIALITÉ. Lieu d'exercice : Site Nord  x  Bâtiment MICHALLON 10e étage Missions du service Le service de chirurgie thoracique, vasculaire et endocrinienne (CTVE) regroupe 3 spécialités : * LA CHIRURGIE VASCULAIRE prenant en charge l'ensemble de la pathologie artérielle occlusive et anévrysmale, veineuse ainsi que l'hémodialyse avec application des techniques de chirurgie conventionnelle, mini-invasive et endovasculaire. Les pathologies vasculaires concernent les artères à destinée cérébrale (prévention des accidents vasculaires cérébraux), l'aorte abdominale (anévrysmes, maladie artérielle oblitérante), les artères digestives et rénales, artères périphériques (des membres). Les techniques utilisées sont les allogreffes, les pontages, les endoprothèses (chirurgie vasculaire), la chirurgie d'hémodialyse et des veines superficielles et profondes. * LE SERVICE DE CHIRURGIE THORACIQUE prend en charge toutes les pathologies chirurgicales du thorax, du médiastin, du poumon et l'œsophage par les techniques chirurgicales conventionnelles ou mini-invasives. Les pathologies thoraciques concernent les poumons (tumeurs bénignes et cancer), la paroi thoracique (déformations congénitales ou traumatismes du thorax), le médiastin (œsophage, trachée, hyperhidrose), la plèvre (pneumothorax, thoracoscopie). * LE SERVICE DE CHIRURGIE ENDOCRINIENNE prend en charge le traitement chirurgical des pathologies bénignes et malignes, sporadiques et familiales des glandes thyroïdes (goitre, maladie de Basedow, cancer thyroïdien) et parathyroïdes, glandes surrénales et paraganglions et pancréas endocrine. LA FILIÈRE VASCULAIRE DU PÔLE THORAX & VAISSEAUX COMPREND 3 SERVICES : * LE SERVICE DE CHIRURGIE THORACIQUE VASCULAIRE ET ENDOCRINIENNE (CTVE au 10e étage Michallon) * LE SERVICE DE RÉÉDUCATION VASCULAIRE (Hôpital Sud) * LE SERVICE DE MÉDECINE VASCULAIRE (10e étage Michallon) SECRETAIRE REFERENTE Les activités spécifiques au poste * Management et coordination des agents d'accueil & assistantes médico-administratives de l'ensemble de la filière vasculaire : * Animer les équipes * Organiser des réunions d'équipe régulières et en assurer le compte-rendu * Organiser et planifier le travail dans les différents secrétariats * Tendre à l'harmonisation des pratiques professionnelles * Veiller à une répartition équitable des taches * Favoriser les relations directes entre les différents secrétariats * Organiser les remplacements d'agents * Présélectionner/recruter des candidats * Assurer les évaluations des personnels : entretien individuel d'évaluation et notation annuelle * Rédiger et actualiser les profils de poste de l'ensemble des personnels administratifs * Procéder au recensement des besoins de formation dans le cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi * Gestion du temps de travail des agents (plannings prévisionnels, congés, absences, via l'application Chronos) des personnels administratifs * Gestion des plannings des salles de réunion * Gestion du planning d'astreinte des chirurgiens et des internes (GT-MED) * Accueillir et encadrer les nouveaux personnels et les stagiaires * Gérer les commandes : * Papeterie * Consommables informatiques (LYRECO et DYADEM) * Stocks et entretien du matériel bureautique (SCOOP) * Recensement des besoins en fournitures hôtelières des équipes administratives * Gérer toutes les demandes d'intervention aux services techniques des équipes médicales et administratives (GMAO) * Gérer les demandes d'intervention au support informatiques des équipes médicales et administratives (PS'Soft et hotline 7000 si urgence) * Gérer les habilitations informatiques des médecins, des internes, des étudiants en médecine et des personnels administratifs * Assurer les déménagements des bureaux médicaux et des secrétariats. * Renfort secretariat à hauteur de 40% sur les deux secteurs. Les relations professionnelles spécifiques au poste * Sous l'autorité hiérarchique du Cadre administratif (N+1) et du Directeur référent (N+2) du pôle Thorax & Vaisseaux * Lien fonctionnel avec les responsables médicaux du pôle, le Cadre supérieur de santé et les Cadres de santé * Lien fonctionnel avec la Secrétaire de pôle et les autres secrétaires référentes du pôle Profil recherché : Les relations professionnelles spécifiques au poste * Sous l'autorité hiérarchique du Cadre administratif (N+1) et du Directeur référent (N