Référence CSP: O085250/110000056 Premier contact avec les familles, les habitants, les intervenants extérieurs . . . la secrétaire chargée de l'accueil et du standard doit en transmettre une image à la fois professionnelle mais aussi chaleureuse. MISSION PRINCIPALE : Accueil : * Assurer l'accueil physique & téléphonique des résidents, des familles * Assurer 1'accueil des représentants, des partenaires, * Assurer l'accueil téléphonique * Transmettre les diverses informations, classer * Oriente et renseigne le public vers la personne compétente au sein de l'établissement et le cas échéant prend, transmet le message et filtre les appels Courrier : * Enregistrer le courrier « arrivée » * Préparer et enregistrer le courrier « départ » * Classer dans le parapheur le courrier pour la direction * Distribution du courrier des habitants et/ou réexpédition vers les familles ou tuteurs * Porter les signatures en mairie et les récupérer Habitants : * Mise à jour de la liste des habitants, * Remettre au futur habitant ou sa famille les DPC (Contrat de séjour et règlement de fonctionnement) * Préparation du contrat de séjour lors d'une nouvelle entrée, l'ensemble des documents permettant la création du contrat en lien avec le cadre de santé et/ou le directeur * Etablissement de l'ensemble des contrats de séjours en lien avec les habitants (un pour l'habitant lui-même et l'autre au format informatique scanner) en lien avec le directeur * Créer et gérer les dossiers administratifs des habitants * Suivi des dossiers de tutelles : jugements, liaisons avec les tuteurs... * S'assurer de la mise à jour des dossiers des habitants (mutuelle, assurance,) * Courriers aux familles, aux habitants pour informations, invitations, * Tenir la petite boutique de la résidence à disposition des habitants * Tenir à jour les cahiers pour les rendez-vous de nos habitants pour le podologue et coiffeur en lien avec TITAN * Tenir le bistro des familles une matinée ou une après-midi par semaine Soins : * Saisir les rendez-vous médicaux des habitants et préparer le déplacement de ceux-ci si nécessaire en lien avec le médecin coordonnateur de l'établissement et/ou le pôle IDE * Transcrire sur TITAN le dossier du nouvel habitant ? Vie administrative de l'établissement en lien avec le/la responsable qualité, le directeur, la gouvernante : * Présence aux CODIR et faire les comptes rendus chaque semaine en lien avec le directeur * Préparer l'OdJ réunion du CCAS & prendre les délibérations du conseil d'administration du CCAS en lien avec le directeur * Préparer l'OdJ de la commission des menus et compte rendu en lien avec la gouvernante et le chef de cuisine * Préparer l'OdJ du CVS et compte rendu en lien avec le directeur * Tenir à jour l'ensemble des documents obligatoires sur le comptoir d'accueil (le contrat de séjour, le règlement intérieur, le CR du CVS, le CR de la commission des menus, les différents arrêtés de l'ARS et du Département, les tarifs ....).