Référence CSP: O083250/107000169 - Assurer le secrétariat de la direction Voirie Réseaux - Assister un directeur, un ou plusieurs chefs de service dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités des services de la direction en assurant des fonctions d'assistance administrative. Gestion des demandes des administrés : - Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel : renseignements, enregistrement des doléances, - Orienter les administrés en leur fournissant une information de premier niveau, - Établir et suivre les demandes d'intervention dans le logiciel métier ATAL et les bons de travaux, - Traiter les relances des doléances des administrés, - Retranscrire et transmettre la demande au responsable/agents des régies concernés en cas de situation d'urgence, - Assurer l'interface entre les administrés, la direction, les équipes techniques, les services municipaux et métropolitains. Traitement des courriers et courriels : - Réceptionner et traiter les courriers, dossiers, documents des services de la direction : enregistrement, saisie, tri, traitement, diffusion, suivi, classement, archivage, - Lire et éditer les mails et messagerie des responsables en leur absence, pour enregistrement et suivi, - Établir, suivre les procès-verbaux de réception de travaux et transmettre aux entreprises. Suivi administratif des dossiers RH des agents des services rattachés à la Direction Voirie-Réseaux : - Réaliser et renseigner des tableaux de bords permettant la gestion et suivi des absences, les formations et diverses habilitations métier, - Gérer et suivre, en qualité de référent(e) congés, les congés annuels et RTT des agents de la direction : saisie, contrôle des droits, - Transmettre au référent RH de l'antenne/au service paye, carrière et temps de travail les justificatifs d'absence des agents de la Direction : autorisations spéciales d'absence, arrêt de travail maladie etc. - Établir les ordres de mission hors département (formations, concours, entretien véhicule...), - Établir les états de frais de remboursement de déplacement, - Renseigner les états d'astreintes et d'heures supplémentaires mensuels, - Transmettre au Référent RH de l'antenne /à la DRH les justificatifs des agents permettant l'obtention de prestations, - Réceptionner et remettre des prestations (tickets restaurant, participation COS) aux agents, - Suivre les visites médicales.