RESPONSABILITÉS : Définition du poste L'assistant(e) de Direction accompagne le coordonnateur général des soins afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité Interface des directions fonctionnelles et administratives ainsi que de l'encadrement paramédical Prise en charge et suivi de dossiers spécifiques Activités principales Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, notes Suivi et maj de documents internes (organigramme DSS, maj de listes de distribution dans la messagerie interne...) Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques Accueil physique Tenue de l'agenda : prise des rdv, planification des réunions institutionnelles, régulières ou ponctuelles Préparation et suivi de dossiers Reproduction de documents Classement et archivage Activités spécifiques Travail en collaboration avec le coordonnateur général des soins Calendriers des différentes réunions (CSIRMT, Cadres de santé, cadres sup. Commission des Usagers du GHT) Participation aux instances rattachées à la Direction des Soins pour en assurer le secrétariat (ordre du jour, convocations, création de diaporamas, prise de note et rédaction des comptes rendus) Gestion des demandes de stages (métiers paramédicaux) des étudiants extérieurs (aux HDL en lien avec les étudiants, établissements d'enseignement, les cadres supérieurs de santé et les cadres de santé, la référente IFSI, IFAS des HDL Gestion des demandes de stages spécifiques (dans le cadre de la validation de diplômes étrangers, stage en soins infirmiers des étudiants de médecine entrant en 2è année) Elaboration et suivi des plannings de la permanence de soins de l'encadrement Maj du RoR en lien avec les cadres supérieurs de santé Maj des fiches de postes en lien avec les cadres supérieurs de santé et le service Qualité Gestion iGestor pour les personnels rattachés au Coordonnateur Général des Soins Saisie des protocoles de coopération sur la plateforme démarches simplifiées Participation à l'organisation et au suivi des élections de la CSIRMT tous les 4 ans Autres activités spécifiques Relayer le secrétariat de la DRH en cas d'absence Relations fonctionnelles Cadres sup de santé, cadres de santé, direction fonctionnelles, ensemble des services administratifs, personnels paramédicaux, médecins, infirmières de la Cellule gestion des lits, direction de la Qualité Conditions de travail Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h/13h30 -17h poste à temps plein Contrainte des congés annuels en lien avec le Secrétariat de la DRH PROFIL RECHERCHÉ : Compétences requises et formations nécessaires Maîtrise des outils bureautiques et notamment Word, Excel, Outlook et Power-point Utilisation des logiciels de gestion RH (SIH et iGestor) et maîtrise de l'intranet Accueillir les différents publics (personnels, directeurs, médecins, usagers, ...) Capacités rédactionnelles Capacité à anticiper, prioriser les besoins et les urgences, à s'adapter aux situations et aux changements, à respecter les délais Utilisation des procédures, directives et protocoles mis en place dans l'établissement Synthétiser et prioriser les informations pour transmissions au Coordonnateur général des soins Savoir être Discrétion, confidentialité Rigueur et organisation Esprit d'équipe, sens de l'écoute Capacité d'adaptation, réactivité et autonomie Esprit d'initiative