Encadré(e) par le responsable de pôle affaires & planification (ICTNIO), il/elle coordonne les activités organisationnelles, administratives, logistiques et financières du département Instrumentation, dans un contexte national et international.Selon l'affectation et selon les besoins et accompagnements de chefs de projets, la répartition des activités majeures pourra être amenée à évoluer différemment. Mettre à disposition les documents nécessaires à la fabrication :Générer le dossier de fabrication en lien avec les chefs de projet : page de garde, SOU, FIS pour les transmetteurs, spécificitésGarantir la conformité du dossier de fabrication en réalisant des vérifications techniques avec les métiers opérationnels : responsable système, qualité, méthodeCréer, mettre à jour et améliorer les reportings :Préparer les données de reporting pour validation des chefs de projets (reporting mensuel, reporting CODIR, KPI, PMM.)Assurer la conformité des données de suivi projet dans les outils à disposition des chefs de projet et ordonnanceursContribuer au suivi financier du projet en lien avec les besoins des chefs de projetOrganiser les déplacements dans le respect des processus et de la charte Voyageur :Réaliser les autorisations de déplacements (via Concur) et les demandes de cartes affaires, ainsi que les ordres de missionsAu besoin, organiser l'accueil, le séjour ou les déplacements clients, prestataires de services ou fournisseurs.Gérer l'activité administrative et organisationnelle de l'équipe :Préparer les supports, les moyens de communication adaptés aux besoins du projet (reportings, compte-rendu, plannings, présentations ...)Réaliser toutes les démarches liées : demande d'accès aux sites, réservations de salles extérieures, commande de pauses/déjeuners, stocks fournituresRéaliser les commandes fournisseurs de la demande d'achats à la facturation et/ou litiges facturation,Planifier et organiser tout type d'entretien et visiteCoordonner les actions versus besoins avec les différents métiers de l'entreprise (déménagements, accueil de nouveaux arrivants, organisation de formation, ...)Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ad hocOrganiser l'archivage des documents: collecter, traiter, classer et mettre à jour l'informationGérer et actualiser la documentation professionnelle