RESPONSABILITÉS : Vos missions générales : - Vous gérez et traitez des informations orales pet téléphone et écrites (courrier, messagerie) - Vous êtes en charge de la tenue des agendas et de la gestion des rendez-vous de la directrice de plateforme - Vous organisez des réunions : réservation de salle, agenda des participants, invitations, logistique, suivi des réponses - Vous gérez les plaintes patients : préparer la rédaction de réponse, suivi du fichier commun des plaintes sous lotus, assurer les relances périodiques - Vous saisissez, mettez en forme, éditez des documents (courrier, rapports, supports de présentation) - Vous gérez le documentaire de la plate-forme - Vous diffusez des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement des pôles - Vous accompagnez des projets institutionnels à fort enjeu et rédaction des rapports et compte-rendu de réunions afférents Vos missions spécifiques : - Vous gérez les communications téléphoniques en provenance des usagers et des professionnels du site quel que soit le pôle de référence - Vous accueillez les usagers qui se présentent pour obtenir des renseignements particuliers ou la communication du dossier médical - Vous gérez la problématique de circulation et de stationnement ainsi que les réquisitions de la part de la police ou des gendarmeries - Vous accompagnez à l'organisation d'évènements sur le site et l'hôpital - Vous accueillez différents organismes ou associations fréquentant le site (MNH, CPAM...) - Vous êtes en charge du planning sur le logiciel de temps de travail dans le respect du référentiel du temps de travail pour les psychologues et le secrétariat de la plateforme 2 - Vous suivez le dossier SSE (situations sanitaires exceptionnelles) du site La répartition des tâches entre les 2 assistantes de la PF fera l'objet d'une fiche mission complémentaire Les missions sont susceptibles d'évoluer au fur et à mesure de la prise de poste et de l'installation dans le poste, s'agissant d'une nouvelle organisation. Sites : l'activité est située au CHU de Nantes sur le site de l' Hôpital Nord Laennec (Saint-Herblain) Temps de travail : temps plein (37h30) PROFIL RECHERCHÉ : Compétences / Formation requises - Connaissance de l'institution - Techniques du secrétariat et manipulation des appareils audiovisuels ; - Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Messagerie Outlook, Agenda électronique, Intranet, Internet Qualités professionnelles attendues - Discrétion, réserve et discernement dans l'identification des informations (confidentielles ou communicables) ; - Capacité à hiérarchiser les tâches et les actions, l'importance des courriers et appels téléphoniques - Aptitude à gérer un système de classement - Capacité à rédiger des courriers administratifs simples ; maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe Les avantages: Sur la base de 37h30 hebdomadaires ; 28 jours de congés annuels ; 15 jours de RTT